Assistant / assistante de direction (h/f)

Poste à pourvoir au 01/03/2026

L'assistant(e) de direction assure la coordination administrative et logistique du siège, en lien avec l'ensemble des services de l'association, sous la responsabilité directe de la direction.
Il/elle centralise et organise un flux important d'informations, permettant à la direction de suivre régulièrement l'ensemble des activités de l'organisme.
Il/elle prend en charge l'ensemble des opérations de secrétariat, en se distinguant par la nature des documents traités, souvent sensibles et confidentiels. Il/elle garantit la transmission et le traitement efficaces des informations nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi qu'aux relations internes et externes.
Il/elle assure ponctuellement l'accueil du public, des fournisseurs et des partenaires, et apporte conseil et soutien aux équipes de secrétariat des structures locales.
En tant qu'assistant(e) de projets, il/elle accompagne la direction dans la mise en œuvre et le suivi de projets gérés au niveau du siège.

Autonomie et responsabilités :
- Organise et réalise son travail en respectant les procédures définies et les instructions données par la direction.
- Travaille en autonomie tout en rendant compte à la direction du suivi administratif du siège et des services.
- Assure la continuité du service de direction en l'absence de la direction, afin de préparer et de faciliter son travail.
- Accède à des informations parfois confidentielles et peut fournir des réponses directement à partir des éléments en sa possession.
- Assistant(e) de projets : travaille en autonomie sous l'autorité de la direction, en respectant les normes et procédures établies pour la gestion des projets.

Activités et compétences de base
- Accueil et communication
- Secrétariat et organisation administrative
- Gestion documentaire et numérique :
- Assistance à la direction dans les projets
- Suivi et reporting

Compétences requises

Connaissances :
- Fonctionnement d'une structure à vocation sociale : organisation, services, acteurs institutionnels et financiers, partenaires techniques.
- Fonctionnement de la CAF, des collectivités territoriales, des services de l'État et des partenaires professionnels.
- Techniques de secrétariat, d'organisation et gestion du standard téléphonique.
- Méthodologie de gestion de projets.
- Veille informationnelle et réglementaire, législation sociale.
- Législation et réglementation des établissements sociaux accueillant du public.
- Gestion administrative du personnel et suivi des dossiers mutuelle et prévoyance.
- Organisation d'événements institutionnels (élections des représentants du personnel, préparation de l'Assemblée Générale de l'ASBH.).
Savoir-faire opérationnels et relationnels :
- Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableurs, gestion de fichiers, tableaux de bord.
- Maîtrise des outils de gestion spécifiques (ex. logiciel Bel Ami).
- Organisation efficace, méthodes de classement et d'archivage.
- Réactivité, autonomie et sens de l'initiative.
- Excellentes capacités relationnelles, tant à l'écrit qu'à l'oral, usage approprié des outils de communication (téléphone, email, internet).
- Aptitudes rédactionnelles : notes de synthèse, comptes rendus, prise de notes.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à hiérarchiser les priorités.
- Curiosité professionnelle, adaptabilité, qualités d'écoute et d'accueil.
- Capacité à informer et rendre compte à la direction et aux interlocuteurs concernés.
- Connaissance des structures affiliées ou membres de l'association pour être un interlocuteur efficace.
- Maîtrise des techniques de communication professionnelle.
Qualités et aptitudes personnelles :
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience, capacité à travailler en équipe.
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités et discernement.
- Respect des procédures et des normes en vigueur.
- Réactivité, sens de l'initiative, capacité à argumenter