Assistant administratif aéronautique (h/f)

L'aéroclub Basque recherche un Assistant administratif (H/F).

Vos missions seront les suivantes :

- Renseigner et/ou mettre en relation avec la personne pertinente, les parties prenantes du club (membres effectifs et potentiels, administrations, services de l'aéroport, riverains etc .) par téléphone ou à l'accueil de l'aéro-club,
- Relations et interactions avec les différents responsables du club (membres du CA, instructeurs et chargés de mission)
- Fournir les informations relatives aux vols « découverte et d'initiation ».
- Réserver les vols
- Donner les informations relatives au BIA (Brevet d'Initiation Aéronautique), Brevets (Licence aéronautique pilot privé léger, Licence de Pilote Privé) et mettre en relation les intéressés avec le référent pédagogique ou l'instructeur
- Inscrire les nouveaux membres et réinscrire des adhérents
. Programmer les badges pour les membres
. Saisir les données dans « Aérogest »
. Constitution et mise à jour des documents administratifs
. Suivi Fédération Française Aéronautique des membres via SMILE - demande de bourses pilotes
. Suivi GED pilote dans Aérogest (scan licence et médical)
- Suivi des dossiers DGAC et demandes en cours avec les responsables pédagogique

Constituer les dossiers BIA Avion et ULM et suivi (récupération des subventions) :
- BIA ULM : En Septembre, encaissement des paiements + liste des élèves (noms et adresses de chaque élève pour envoi FFPLUM) .
- BIA AVION : En Septembre, Inscription de chaque élève sur Smile + gestion Jeunes Ailes - envoi des conventions avec les établissements scolaires.
Après les vols, rentrer sur SMILE le temps de vol de chaque élève (place avant + place arrière) - Saisir le résultat de chaque élève avec mention ou non sur Smile - Contrôle des bourses attribuées.
- Rédiger divers courriers et documents administratifs du club,
- Gérer les courriers et emails du club (rédiger, recevoir, répondre et transférer les mails)
- Passer/Réceptionner & vérifier diverses commandes de consommables et services
- Participer à la gestion du site Internet de l'aéro-club
- Transmettre les éléments au cabinet comptable,
- Suivre les ventes des vols « découverte et d'initiation »
- Vendre les objets promotionnels du club (badges, tee-shirts, etc.)
- Encaisser les paiements scripturaux.

Profil et expérience :
- Aisance en communication verbale et écrite
- Goût et sens des contacts,
- Utilisation correcte des outils bureautiques basiques (Word, Excel, PPT),
- Capacité de manipulation des outils de communication en ligne et de données digitales et d'administration de sites internet seraient un plus.
- Le goût pour l'aéronautique serait un plus,
- Confidentialité

Horaires :
- Dimanche et Lundi : repos
- Du mardi au samedi :
Mardi, Mercredi et vendredi : 10h30 - 17h45 dont 30 minutes de pause
Jeudi : 14h00 - 17h00
Samedi : 10h30 - 17H45 dont 30 minutes de pause

Une formation en interne pourra être proposée.
Poste à pouvoir dès que possible.