Responsable de service - responsable des affaires generales f/h

Description du poste

Rattaché(e) directement à l'Adjointe au Directeur du Patrimoine Immobilier, et avec l'appui d'un collaborateur dont vous assurez le management, vos principales missions s'articulent autour des activités suivantes :

1. Assurer la gestion des achats et budgets de la logistique

- Gérer et suivre les marchés et contrats divers ;

- Demander des devis, analyser des offres, saisir des engagements, valider des factures

- Elaborer et suivre le budget logistique du Siège.

2. Assurer la gestion et le suivi des prestataires extérieurs (accueil, courrier, gardiennage, chauffage, ascenseurs, SSI, extincteurs, BAES, RIA, portes…)

- Vérifier les présences, la bonne réalisation des tâches, le respect des prestations marchés par les prestataires de services ;

- Suivre les travaux de petit entretien : récupérer les bons d'intervention, vérifier la bonne réalisation des prestations ;

- Gérer et coordonner les plannings d'intervention des entreprises en lien avec l'accueil et avec les occupants de l'immeuble ;

- Réaliser les visites des contrôles périodiques obligatoires (électricité, ascenseurs…)

3. Assurer le suivi et l'organisation de la vie du site (Siège) (déménagements, aménagements de salles, inventaires et stocks de mobilier, petits équipements, fournitures dépannage…)

- Gérer les stocks (eau, enveloppe, etc. …) ;

- Assurer les commandes de fournitures (bureau et autres) ;

- Gérer les archives : mouvements d'archives et destruction ;

- Gérer le mobilier : enlèvement et recyclage du mobiliser HS, et commande du nouveau mobilier

- Assurer les déménagements internes ;

- Aménager les salles de réunion ;

- Gérer et suivre les affichages obligatoires ;

- Intervenir de manière ponctuelle sur des régalages et dépannage ;

- Communiquer avec les différents locataires.

4. Gérer les déplacements professionnels des salariés du Siège

- Assurer la commande des billets de transport et de véhicules de location ;

- Gérer la flotte automobile (carte carburant, déclaration de sinistres, BIP de télépéage).

5. Sécurité

- Mettre à jour les signalétiques de sécurité ;

- Programmer et gérer les badges d'accès ;

- Suivre le contrôle des caméras ;

- Suivre les exercices d'évacuation semestriels ;

- Gérer les situations d'urgence : alarmes …

Profil recherché

Vos compétences

6. Une bonne connaissance et compréhension des réglementations relatives à la conformité et à la sécurité des locaux ;
7. La maîtrise des outils bureautiques et comptables et une adaptation à la gestion éventuelle de nouveaux outils informatiques ;
8. Un bon relationnel et capacité à communiquer pour la gestion des relations avec les salariés, locataires et prestataires ;
9. Une capacité d'analyse et de résolution des problèmes.

Votre formation

10. Une formation supérieure de type Licence ou Master en logistique et affaires générales ;
11. Une expérience d'au moins 6 ans sur un poste similaire ;