Gestionnaire scolarite en charge des examens

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

* De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
* Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
* Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
* Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé sous la responsabilité du responsable de service, l’agent assure principalement la gestion des examens des étudiants inscrits à la faculté de Pharmacie, le pilotage de la gestion des archives du service, et la réservation des salles.

Missions principales de l’agent :

Gestion des Examens

* Elaboration des calendriers d’examens en liaison avec les enseignants
* Mise en œuvre et application des nouvelles modalités de contrôle de connaissances (MCC votées chaque année et largement modifiées)
* Gestion des sujets d’examens et concours
* Reprographie des sujets d’examens et concours
* Coordination et suivi des prestataires en charge de la surveillance des examens (transmission des plannings, planification du nombre de surveillants, etc.)
* Organisation des surveillances d’examens assurées par les enseignants
* Préparation des salles et des amphis en lien avec les appariteurs
* Utilisation du lecteur optique : paramétrage des examens en lien avec les enseignants, correction des fiches optiques, suivi technique avec le prestataire, etc.
* Anonymat des copies d’examen
* Gestion des dossiers "Fraudes aux examens"
* Pointage des heures de surveillance assurées par les enseignants
* Classement et archivage des sujets et des copies d’examen

Gestion du planning des salles

* Référent.e Celcat et participation au déploiement du logiciel (paramétrage, etc.) ;
* Gestion des réservations de salles de l’UFR Pharmacie (locaux d’enseignement et d’examens) via Celcat ;

Gestion des archives

* Référent.e pour la gestion des archives du service ;
* Pilotage pour le service de la mise en œuvre des procédures et actions d’archivage ;
* Assurer la veille règlementaire ;
* Assurer les relations et les transferts à l’institution patrimoniale des archives historiques ;
* Gérer les espaces de stockage (taux d’occupation, conditions de conservation) ;

Participation à l’activité du Service Scolarité

* Assurer le secrétariat du Responsable de Service ;
* Soutien au référent handicap pour le suivi des étudiants en situation de handicap (80)
* Suivi des congés des agents du services ;
* Planification et participation aux permanences (accueil des étudiants) ;
* Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires ;
* Co-organisation de la Cérémonie annuelle de remise de diplômes de Docteur en Pharmacie.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

* Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
* De préférence maîtriser Celcat (logiciel de gestion des emplois du temps) et Apogée (logiciel scolarité). Si nécessaire formations possibles sur ces outils.

Savoir-faire :

* Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
* Savoir travailler en équipe
* Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l’organisation

Savoir-être :

* Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence
* Posséder de solides qualités relationnelles
* Être organisé et rigoureux ;
* Etablir des relations directes avec l’extérieur
* Savoir s’adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures