Assistante de direction - direction des soins f/h

Description du poste

* Assister le directeur des soins de l’hôpital dans l’organisation quotidienne du travail

* Contribuer au bon déroulement des activités du service

* Accueil du public, ainsi que du personnel soignant

* Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs

* Gestion de l’agenda du Directeur

* Organisation des rendez-vous, planification des réunions

* Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins

* Réception des appels téléphoniques

* Gestion du courrier

* Constitution de dossiers, suivi administratifs des dossiers de recrutement

* Classement et archivages de documents et dossiers numérisés et papier

* Frappe du courrier, de compte-rendu divers, etc.

* Élaboration de supports de communication, mettre en forme et valoriser des supports écrits

* Réservation de salles et installation du matériel nécessaire, prise en charge des aspects logistiques pour l’organisation des réunions de la DSAP site ou GHU

* Contribution à l’organisation de prestations d’accueil pour des publics hospitaliers

* Gestion des stocks de fournitures de bureau

* Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site

* Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS Equipe des Moyens de suppléance de la DSAP

* Conception de supports de communication de la direction

Formations et/ou qualifications requises :

* Maîtrise des outils informatiques

* Savoir gérer un agenda

* Classer des documents

* Prendre des notes, mettre en forme des documents

* Faire des synthèses

* Préparer des dossiers

Expérience requise :

* Expérience de secrétariat de direction

Connaissances particulières :

* Bonne connaissance en orthographe et français

* Formation à l'accueil et secrétariat

* Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement

* Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc.

Qualités professionnelles requises :

* Sens des relations humaines

* Discrétion

* Secret professionnel

* Sens des responsabilités

* Sens de l'organisation

* Capacité à prendre des initiatives

* Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence

* Créativité

* Rigueur

* Dynamisme

* Disponibilité


Profil recherché

Formations et/ou qualifications requises :

* Maîtrise des outils informatiques

* Savoir gérer un agenda

* Classer des documents

* Prendre des notes, mettre en forme des documents

* Faire des synthèses

* Préparer des dossiers

Expérience requise :

* Expérience de secrétariat de direction

Connaissances particulières :

* Bonne connaissance en orthographe et français

* Formation à l'accueil et secrétariat

* Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement

* Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc.

Qualités professionnelles requises :

* Sens des relations humaines

* Discrétion

* Secret professionnel

* Sens des responsabilités

* Sens de l'organisation

* Capacité à prendre des initiatives

* Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence

* Créativité

* Rigueur

* Dynamisme

* Disponibilité