Mission du service / positionnement hiérarchique :
La Direction des Systèmes d'Information (DSI) définit et met en œuvre la politique de l'Université en matière de Systèmes d'information, en phase avec la stratégie de l'Université et en appui des directions métiers et de l'ensemble des équipes opérationnelles. Elle met à disposition de tous les moyens informatiques d'intérêt général permettant de développer la recherche, l'enseignement et d'accroître l'efficacité de la gestion de l'Université.
Le poste est rattaché à l'équipe de direction de la DSI.
Missions principales de l'agent.e :
Gérer les agendas de l'équipe de direction de la DSI, contrôler les échéances
Organiser des réunions avec des représentants de toutes directions et services internes et des interlocuteurs externes
Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction et des réunions, séminaires ou manifestations organisées par la direction
Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons, hors manutention
Instruire les dossiers d'engagement et de commande en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la DSI en appliquant les procédures dédiées
Organiser la documentation numérique et papier de la direction, hors documentation technique
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de la direction, hors demandes de support informatique
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord relatifs à la gestion
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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