Assistant de direction f/h

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines recrute un Assistant de Direction F/H.

Poste basé à Guyancourt.

Au sein de la Direction de l’Autonomie Maison Départementale de l’Autonomie, l’assistant de direction F/H a une mission d’appui auprès de la Direction dans la conduite administrative des missions de la Direction.

La direction de l’autonomie est composée de plus de agents qui contribuent à la mise en œuvre de la politique départementale auprès des séniors et personnes en situation de handicap. La direction et ses partenaires rendent plus de décisions par an auprès des usagers.

L’assistante est l’interface avec les autres directions du Département et avec les différents partenaires institutionnels et associatifs.

Coordination du pôle assistantes (5 agents)

1. Articulation et coordination des missions des assistantes et chargées administratives au sein du pôle assistantes : continuité de la mission (remplacement en cas d’absence)
2. Accompagnement des agents du pôle assistantes sur leurs postes
3. Déploiement de process administratifs communs à l’ensemble de la Direction
4. Tenue de réunions de pôle régulières
5. Collaboration avec la direction
6. Suivi des activités courantes
7. Aide à la décision
8. Mission de veille et d’alerte
9. Gestion de la boite mail de la Directrice

Exécution des missions administratives

10. Appropriation de la politique départementale
11. Préparation de fonds de dossiers pour la Directrice (relance, rappel des échéances, etc.)
12. Rédaction de courriers
13. Garante des productions écrites (relecture, orthographe, syntaxe, mise en forme, respect de la charte graphique, validation…) avant diffusion
14. Centraliser et organiser les outils de communication
15. Traitement, classement et archivage des documents administratifs (courriers, conventions, notes PCD, etc.) sous format papier et dématérialisé,
16. Pilotage des rapports et délibération dans l’outil dédié (rappel échéances, vérification de la complétude des pièces, liens avec la DF et la DGA et suivi du work flow)
17. Suivi des courriers, des parapheurs
18. Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la Direction
19. Gestion des fournitures
20. Appui administratif à l’ensemble de la direction (informatique, process, etc.)

Gestion de l’agenda

21. Gestion particulière de l’agenda de la Direction
22. Organisation des réunions et d’instances pour la direction
23. Gestion de la logistique : réservation de salle, équipements, stationnement, commande traiteur en cas d’évènement etc.

Gestion des ressources humaines

En lien avec le SG et la RH

24. Suivi RH de la direction : congés et absences via la calculette, demande de formation
25. Référente nouveaux arrivants, volet administratif lié aux mouvements des personnels
26. Référente « Travel Planet » pour les déplacements
27. Aide sur les outils : Notilus, Calculette
28. Accès aux applications et dossiers informatiques
29. Mise à jour des organigrammes, des arrêtés de délégation, des tableaux de bord (suivi des effectifs, placing, etc.)

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

30. Diplôme obligatoire ou min. requis *1 : Bac, BTS, DUT
31. Maîtrise des logiciels informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams) et des progiciels (Air Delib, Grand Angle, Solis, SisMarchés)
32. Progiciels : I-Parapheur, Air Délib, Travel Planet …

Savoir-faire

33. Grande rigueur, et forte capacité d’organisation, de méthode.
34. Capacité d’appropriation rapide des sujets et d’anticipation.
35. Autonomie.

Savoir-être

36. Qualités relationnelles.
37. Confidentialité, discrétion.
38. Esprit d’équipe.
39. Sens du service au public.

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !