Nous recherchons pour le compte de notre client un Assistant administratif et commercial expérimenté (f/h) basé sur Baillargues
Administratif : Traitement des informations sur logiciel métier (en amont de la formation) Saisie des actions de formation Inscriptions des stagiaires Envoi de la notification au client pour accès (et validation le cas échéant) de la convention et convocation Traitement des informations sur logiciel métier (retour dossier de formation) Saisie des données Edition des attestations et des documents sanctionnant la formation Facturation (cf. Comptabilité) Envoi du dossier client en respectant le cas échéant la procédure administrative spécifique Relation avec les organismes partenaires (OPCO, Organismes publics…) : suivi des prises en charge et des paiements Référent administratif pour les apprenants (accueil…) Gestion du centre : Assurer l'ouverture et/ou la fermeture du centre selon l'organisation mise en place avec la Direction (fiches procédure) Accueil téléphonique et physique Gestion du planning d'occupation des salles de formation (appuyé par le responsable pédagogique et/ou le responsable de centre). Aide à la préparation des salles de formation (tour des salles …) Commande de fournitures Commercial Création et mise à jour de l'offre de formation sur les plateformes (EDOF, InterCarifOref, Ocapiat,…) Contribution à la réponse aux appels d'offres pour référencement OPCO, avec le Responsable de Centre Contribution à l'élaboration du planning semestriel, envoi aux clients et publication sur le site Elaboration des devis Comptabilité Facturation dans ClickApp Suivi et envoi des remises de chèques Relances pour factures à échéance Suivi des règlements dans ClickApp Suivi et pointage des paiements sur le logiciel Valorisation des coûts et tenue du tableau de rentabilité
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