Assistant administratif et gestionnaire courrier h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant administratif et gestionnaire courrier H/F

Nature de contrat

Fonctionnaire

Descriptif de l'emploi

Le Conseil départemental d’Eure-et-Loir, c’est un collectif d’environ 2 000 collaborateurs qui œuvrent quotidiennement au service des Euréliens.

Au sein de la Direction des affaires juridiques, votre mission sera d’assurer au service des Assemblées, en polyvalence avec les membres de la cellule Courrier (2 agents), les missions liées à la gestion du courrier de la collectivité (127 000 courriers entrants/an) et à la gestion des Assemblées.

La répartition entre les deux missions se fera en fonction des besoins et de la nécessité de service moyennant une formation préalable.

Port de charges lourdes (25 kg)

Le Permis B en cours de validité est requis.

Déplacements fréquents à l'échelle du département 28.

Missions

Au sein d’une équipe de 5 agents, vous serez chargé(e) :

A titre principal, dans le cadre des missions de la cellule courrier :

- De réceptionner, trier, numériser et appréhender le contenu des plis, d’enregistrer les courriers en recommandé, d’utiliser un logiciel de Gestion Electronique de Courrier, de répondre aux demandes des services (affranchissement en nombre et urgence), d’affranchir le courrier (au tarif ou produit le plus adapté), de réaliser le suivi des statistiques des courriers sortants des différents sites ;

- Livraison du courrier: Préparation des navettes et conduite du véhicule de service permettant d’assurer les navettes courriers pour la desserte et la livraison des services départementaux et autres sites, à l’échelle du département et de façon alternée : navette départementale (270 kms) et de l’agglomération (35 kms).

Lors de remplacements ponctuels, dans le cadre du fonctionnement de la cellule des Assemblées :

- D’assurer la préparation et la tenue des réunions : préparation et mise en forme des rapports, participation aux séances et aux réunions préparatoires, préparation matérielle de l’instance ;
- De convoquer les élus via les outils numériques (Webdelib, GOFAST ou équivalent, calendriers Outlook partagés, …) ;
- D’assurer la gestion des décisions prises : mise en forme des décisions, vote, mise en signature électronique, transmission au contrôle de légalité, édition du procès-verbal et mise en ligne dans l’outil de G.E.D., sur internet et tout autre outil ;
- De gérer, transmettre au contrôle de légalité et publier les arrêtés réglementaires sur le site internet du Département ;
- De rédiger certains arrêtés (délégations, désignations, …) ;

Activités spécifiques ou occasionnelles :

Contribuer à la gestion financière et administrative du service des Assemblées et du courrier : mandatement des factures, rédaction de courriers et de notes, alimentation des bases de données…

Profil recherché

Nous recherchons en priorité un fonctionnaire. Poste également ouvert aux contractuels dans le cadre d'un CDD de 3 ans, renouvelable dans la limite de 6 années.

Savoirs :
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité
Sens de l’organisation et rigueur
Réactivité


Savoir-faire :

Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (formation assurée sur les logiciels métiers le cas échéant)

Aisance dans la conduite d’un véhicule (connaissance fonctionnement véhicule électrique appréciée)

Respect du code de la route

Conduite de véhicule thermique et de véhicule électrique (formation assurée)


Savoir-être :
Discrétion et secret partagé et respect de la confidentialité du contenu des plis/documents…
Aisance relationnelle et politesse

Travail en équipe

Localisation : Mainvilliers et Chartres

Cadre d'emploi

Adjoints administratifs territoriaux