Rattaché(e) à un organisme de logement social, vous aurez pour principales responsabilités :
- Gestion de l'agenda du Directeur Général Adjoint (DGA) : organisation et optimisation de l'agenda du DGA, planification des rendez-vous et des récurrences annuelles (réunions mensuelles, Comités d'Engagement, etc.), suivi des réunions institutionnelles selon la représentation du DG, du DGA ou du Président (AREAL, UR Hlm GE, Fédération des ESH, CT ALI GE, SAC Habitat Rhénan, etc.), prise de rendez-vous et coordination des disponibilités.
- Assistanat administratif courant : accueil physique et téléphonique de la Direction, rédaction, mise en forme et envoi de courriers, suivi et traitement de la boîte mail du service, gestion des parapheurs adressés au DGA, suivi budgétaire du service : traitement des factures via Ikos, suivi des dépenses.
- Préparation des réunions internes et externes : préparation logistique (impression de documents, gestion des délais), anticipation des échéances des différentes instances, gestion de la salle de réunion du Conseil : disponibilité, propreté, réassort café/eau.
- Gestion électronique des documents (GED) - Courrier & Invitations : en binôme avec l'assistante de Direction Générale, pilotage et suivi de la GED « Invitations », référent pour l'affectation et la bonne gestion des invitations dans la GED.
- Organisation et suivi du Comité d'Engagement : préparation des ordres du jour et des dossiers, respect des délais de transmission des documents, contrôle qualité des dossiers présentés, préparation des pochettes destinées à la Direction Générale, rédaction du compte rendu de l'instance, suivi et traçabilité des décisions prises.
- Suivi des dossiers contentieux : en lien avec le DGA et les juristes, gestion de la relation avec les avocats, diffusion interne des informations et suivi des actions à réaliser, mise à jour du tableau de bord des contentieux, classement des documents et traitement des factures associées.
- Continuité de service : travail en binôme avec l'assistante de Direction Générale afin d'assurer la continuité en période de congés, suivi et mise à jour des tableaux de bord, avec diffusion régulière des informations aux interlocuteurs concernés.
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