Assistant de direction h/f

Nactim est une coopérative de travail temporaire à but non lucratif. Elle a été créée par des associations du secteur médico-social dans le but d'accompagner plus de 300 établissements coopérateurs du secteur médico-social, sanitaire et social, en mettant à disposition les compétences des intérimaires NACTIM. Nous faisons intervenir environ 4000 professionnels par an sur diverses missions d'intérim dans nos 9 agences en France.


Nous recherchons pour l'un de nos coopérateurs un Assistant de direction H/F à partir du mois de novembre.
Poste à temps partiel 40%


Les activités principales se composent en 3 pôles :
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la gestion des mails et des courriers
- Participer à la coordination du travail du service administratif et la continuité du service
- Assurer la rédaction de courrier, des comptes rendus, des rapports d'activité, etc
- Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
- Assurer la diffusion des supports de communication
- Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
- Assurer les commandes de fournitures de bureau, ou autres consommables dans le respect du budget alloué, et en assurer le suivi

SPÉCIFICITÉS RH
- Contribuer la planification des remplacements en lien avec les chefs de services
- Participer au processus de recrutement : mise en forme et diffusion des offres d'emploi et de stage, réception des CV, présélections selon des critères précis, organisation des entretiens, envoi des réponses aux candidats
- Assurer les formalités d'embauches du personnel et veiller à la mise à jour des dossiers administratifs du personnel
- Assurer diverses tâches d'administration du personnel
- Rédiger les contrats de travail et avenants selon les modèles pré établis et les règles internes en vigueur
- Participer à la gestion de la mutuelle (adhésions, dispenses, etc) selon les règles internes en vigueur
- Gérer les visites médicales et en assurer le suivi
- Recueillir les données nécessaires à l'élaboration de la paie et les transmettre au technicien paie (absences, etc) (et en externe pour les ESAT : tutelle, curatelle, famille)
- Administrer les demandes d'acompte et transmettre l'information au service paie
- Assurer la réalisation des déclarations d'accident du travail
- Participer à la gestion de la formation professionnelle
- Assurer le suivi des formations obligatoires ou recommandées (habilitation électrique, SST, évacuation incendie, etc)
- Assurer la gestion administrative des procédures disciplinaires et de licenciements en lien avec la Direction et le service RH
- Contribuer à l'administration des relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP)
- Assurer le suivi des divers tableaux de bord sociaux


ACTIVITES SECONDAIRES :
- Assister les chefs de service dans la mise en œuvre des règles d'administration du personnel, le développement RH et dans le suivi du temps de travail
- Participer à des projets transverses au sein de l'établissement et de l'Association
- Réaliser diverses tâches d'interface avec le service comptabilité
- Participer à la gestion des caisses
- Participer à diverses réunions
- Apporter des réponses de premier niveau sur l'ensemble des questions RH et comptables
- Contribuer à l'accompagnement des nouveaux salariés
- Contribuer à la formation des alternants et stagiaires
- Contribuer à la démarche Qualité menée par l'Association et à la promotion du RGPD
Diplôme de niveau 4 exigé : Bac professionnel assistanat de gestion ou de direction
Savoirs : Connaissances des principes de fonctionnement d'un ESMS, serait un plus / Connaissances en administration du personnel / Connaissances générales en comptabilité
Savoir-faire : Capacité d'organisation / Capacité d'adaptation / Capacité à travailler en transversalité / Capacité à travailler en équipe / Capacités rédactionnelles et de synthèse / Capacités à gérer les priorités et à gérer plusieurs dossiers en parallèle / Capacité à s'affirmer / Maitrise des outils bureautiques
Savoir-être : Etre autonome / Etre curieux / Etre force de proposition / Etre rigoureux / Qualités relationnelles / Etre respectueux des règles de discrétion et de confidentialité
Rémunération en fonction de la convention collective appliquée sur l'établissement et de la reprise d'ancienneté.
Accès au CSE Nactim (chèques vacances, carte cadeau Noël, chèques culture)
Mutuelle intérimaire prise en charge à 50% par Nactim.
Accès au FASTT : aides et services pour vous faciliter la vie (garde d'enfant, location de véhicule, logement)

Vous prenez soin des autres, nous prenons soin de vous !