Vos missions en quelques mots * Coordination des services : - Transmissions et relais d'informations précises avec tous les interlocuteurs du CHT - Travail en collaboration avec les services : correspondance courante, accueil physique et téléphonique - Polyvalence avec le secrétariat de la DRH : agendas, enregistrement et distribution du courrier, RDV, réunions, parapheurs, accueil physique et téléphonique, etc. - Suivi et traitement des demandes : stages internes ou externes, demandes de RDV, rencontres et réunions, etc. - Filtrage des communications téléphoniques - Préparation organisation des réunions et rédaction des comptes rendus (convocation, préparation de dossiers, réservation de salles, PV), - Organisation des stages paramédicaux : Préparation des conventions, des imprimés de vaccinations règlementaires, planifications et travail en réseau : contact permanent avec les centres et instituts de formations IMFSI, IRTS, IFAS, ARM etc. * Gestion administrative : - Diffusions des documents institutionnels : gardes paramédicales, comptes rendus, invitations, etc. - Rédaction de courriers institutionnels : affectations, accords de stage, courriers divers visés par la hiérarchie, etc. - Prise de note et rédaction de notes, rapports et procès-verbaux lors des différentes réunions, - Synthèse de données à caractères confidentielles : rapports d'activités, bilan de fin d'année, statistiques, etc. - Préparation de données, diaporamas et autres documents relatifs aux prises en soins et management - Mise en forme de document et de courrier divers en fonction des besoins de la Direction Soin et Parcours - Organisation des RDV et gestion les emplois du temps - Distribution et gestion du courrier aux différents services - Gestion administrative de l'intranet de la Direction Soin et Parcours avec diffusion de documents en ligne et comptes rendus (gardes paramédicales) - Commandes de fournitures et vérification de la conformité des livraisons - Préparation des attestations et documents relatifs au personnel soignant : courrier de soutien - Contrôle des signatures des chartes HUBLO par les agents * Coordination des instances de la Direction Soins et Parcours : - Suivi des projets en cours au sein de l'établissement - Assistance et suivi d'évènements spécifiques (journées Ethique, Groupe de travail, certification HAS ) - Commission des Soins Infirmiers et de Rééducation Médico-Technique : Préparer les élections, organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et PV. - Assemblée des Cadres : Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR - CP2S : Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR - Rédaction des rapports d'activité et des bilans de fin d'année. - Coordination Médico-Administrative : lien entre les services, cadres de santé, plannings, stagiaires, etc. Profil recherché Compétences requises : - Compétences relationnelles - Sens de l'équipe - Devoir de réserve et de confidentialité - Bonne organisation - Rigueur professionnelle - Capacité à gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses - Excellentes compétences rédactionnelles (fond et forme) - Habilité en informatique - Disponibilité et flexibilité dans les horaires selon impératifs de service Formation : BAC2 Minimum
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