Vous contribuez à la réalisation des missions de l’unité ou du service en assistant le responsable et l'équipe dans la réalisation du suivi administratif (dossiers, courriers, factures, planning …) et les relations professionnelles.
Vos missions consisteront :
• Traiter les demandes et orienter les interlocuteurs vers les bons destinataires tout en garantissant la prise en compte de la demande.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de son responsable et de l’équipe/agence
• Etablir des projets de courriers et de comptes-rendus.
• Suivre et gérer l’agenda du responsable et de l'équipe.
• Organiser la logistique des réunions internes, y compris l’accueil, la réservation de salles et la préparation des documents requis.
• Mettre à jour les reportings et tableaux de bords et organiser le classement numérique ou papier.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, évaluer les besoins individuels des membres de l’équipe et passer les commandes.
Le poste requiert une solide maîtrise de la gestion administrative et comptable, associée à une excellente aisance rédactionnelle et à une utilisation avancée des outils bureautiques et des systèmes d’information internes. Une bonne maîtrise d'Excel est indispensable, notamment pour le suivi de données, la mise à jour de tableaux de bord, l’exploitation de fichiers et l’analyse d’informations chiffrées. La fonction nécessite également de réelles qualités relationnelles, une capacité d’écoute active, une organisation rigoureuse, de l’adaptabilité et un bon sens de l’analyse et de la résolution de problèmes. Une formation de niveau Bac+2 dans les domaines de l’assistanat ou de la gestion administrative est recommandée afin d’évoluer sereinement sur ce poste.
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