1 poste dadjoint administratif service formation - h/f

Description :

Présentation du pôle d’affectation Le Pôle Ressources Humaines et Politique Sociale est composée de 20 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines (DRH) a en charge les secteurs classiques de la gestion du personnel :  Le recrutement  La gestion des personnels contractuels  La gestion des carrières des fonctionnaires  Le traitement des rémunérations  Les analyses et les suivis des effectifs et de la masse salariale  Le développement des compétences professionnelles par le biais du plan de formation continue et des études promotionnelles  L’accompagnement social

Description synthétique du poste
Dirigée par l’adjoint des cadres manager (catégorie B), la cellule est dédiée à la gestion des formations du personnel hospitalier médical et non médical.
L’adjoint administratif contribue à l’ensemble des opérations nécessaires à la carrière des agents de l’établissement (départ en formation, plan de formation, promotions professionnelles…).
En raison des multiples demandes quotidiennes à traiter en un temps limité, cet emploi nécessite un sens de l’organisation et une polyvalence particulièrement affirmés.

Missions principales
1/ Elaboration et mise en oeuvre du plan annuel de formation professionnelle continue
- Organisation de la planification des formations prévues au plan prévisionnel année N :
o Recensement et priorisation des besoins avec l’encadrement (validation des programmes, dates, liste des participants) ;
o Logistique des formations (cahiers des charges, gestion des devis, inscriptions, conventions, réservation de salles, convocations, récupération des attestations de présence) ;
o Accueil formateur, préparation de la salle, vérification du matériel informatique.
o Mise à jour de la planification des formations et intégration des actions dans le logiciel Gesform;
o Suivi financier : règlement des factures pédagogiques, gestion des notes de frais des agents, suivi du règlement dans Gesform, mise à jour du plan, clôture financière ;
o Organisation et suivi des formations proposées par l’ANFH : Plan d’Actions Régionales (PAR) ;
- Participation à l’élaboration du plan prévisionnel N+1 :
o Soutien administratif dans la définition des Orientations stratégiques annuelles ;
o Planification et tenue des entretiens avec l’encadrement ;
o Recensement et analyse des besoins en formation ;
o Appui technique à l’étude financière et pédagogique des projets de formation ;
o Soutien administratif à la préparation de la commission de formation (rédaction du plan présenté) ;
o Participation à la commission de formation.
2/ Traitement des demandes de formations individuelles des agents ;
- Accueil téléphonique et physique des agents;
- Connaissance de l’ensemble des dispositifs individuels de formation propre à la FPH ; Suivi et conseil sur les dispositifs individuels (VAE, BC, CFP) ;
- Participation à la création et la diffusion des communications du service auprès du personnel et encadrants ;
- Gestion des demandes d’OM ponctuels et permanents,
- Gestion des frais de déplacements en formation et mission (appui régulier)
- Gestion des validations et inscriptions aux journées-congrès ;
- Appui au dépôt des programmes du Développement Professionnel Continu.

3/ Gestion autonome de l’espace formation et des prestations demandées
- Prise en charge du suivi des réservations de l’espace formation en relation avec les organismes extérieurs ;
- Réservation des prestations de repas en relation avec le service restauration, la PML, le PC sécurité, l’économat et le service financier ;

Liens hiérarchiques
 Adjoint des Cadres chargés de la cellule formation  Adjointe à la DRH  DRH

Conditions d’exercice
Rythme de travail :
7h40/j
Exigences relationnelles :
- travail en groupe
- gestion des communications / situations difficiles
Logiciels utilisés : Gesform
Contribution aux bonnes pratiques du développement durable :
Les bonnes pratiques communes : le bon usage des mails, favorisation escaliers
Métier appartenant à la filière administrative :
- Gestion raisonnée de l’utilisation du mail
- Recyclage du papier et limiter les impressions et privilégier les éditions R/V



Profil recherché :


Pré requis souhaités : expérience appréciée dans le milieu de la formation et formation initiale en RH exigée.