Responsable de la gestion et l'organisation administrative (h/f)

Mission :
Le/la gestionnaire assure une mission d'assistanat de proximité polyvalente, à l'interface entre les scientifiques et les services. Il/elle facilite le fonctionnement de l'axe et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, de la communication et de l'évènementiel dans un contexte international. Il/elle assure ses missions auprès de tous les membres de l'axe de recherche et sous l'autorité hiérarchique des chercheurs permanents de l'axe MDQ.

Activités :
Principales activités
1. Gestion des budgets d'équipement scientifique des équipes de l'axe MDQ
- Veille sur l'exécution budgétaire et analyse des données de suivi financier,
- Préparation de bons de commandes (utilisation des logiciels de gestion du CNRS, ENS, Sorbonne Université et Université Paris Cité, PSL. )
- Suivi de la commande avec les fournisseurs (respect des délais de livraison)
- Contact avec les services financiers du LPENS pour confirmer les livraisons/services faits
- Vérification que les paiements sont effectués
- Contact avec les fournisseurs en France et à l'étranger.

Spécificité : grand nombre de commandes à prévoir, besoin de se former à différents outils de gestion auprès des services du LPENS. Contacts à l'étranger (en anglais).

2. Préparation des missions des personnels de l'axe, organisation d'évènements
- Organisation et suivi des missions, contrôle des fiches retour et justificatifs
- Commande des billets de train et d'avion, réservation d'hôtels
- Réservation de salles, services traiteur ou restaurant si besoin

3. Soutien administratif
- Aide au reporting

4. Communication de l'axe

- Être un relai au sein de l'axe de la communication interne et externe.
- Maintien site web (uploader des photos et CV des nouveaux arrivants, les publications du groupe…)
- Communication sur les réseaux sociaux
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5. Participation à la vie de l'axe à l'ENS
- Réservation de salles pour les réunions
- Mise en place des visioconférences
- Organisation d'évènements sociaux

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive. Le gestionnaire pourra être amené à travailler sur d'autres aspects en fonction des besoins de l'axe.