L'Académie recherche son ou sa futur(e) secrétaire de cabinet!
Missions principales:
En appui technique à l'activité du cabinet
- Le suivi des activités du recteur (gestion de l'agenda, du courrier, préparation des audiences, des réunions, des déplacements, des réceptions, élaboration des dossiers en liaison avec le secrétariat général, les services et les conseillers techniques, protocole, .)
- Les relations avec les services de l'État, les parlementaires, les élus locaux, les directeurs académiques (Inspecteurs Académiques-Dasen), les chefs d'établissement, les conseillers techniques, les partenaires sociaux...
- La communication autour des activités du recteur et de l'actualité académique ; relations avec la presse ; élaboration et diffusion de publications à destination des partenaires extérieurs et des personnels du rectorat,
-La mise en œuvre des procédures d'attribution des décorations et distinctions honorifiques.
Activités:
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des parapheurs
- Gestion des mails cabinet
- Gestion des courriers papiers
- Gestion des enquêtes ministérielles
- Suivi des « Faits établissements »
- Suivi des congés de service
- Distinctions honorifiques et cérémonies
- Organisation des remises de prix en partenariat avec toutes les organisations internes ou externes
- CB cabinet : gestion du budget /frais liés à la résidence rectorale
- Suivi des conventions, lien avec les partenaires et le service juridique
- Appui pour la réalisation des pochettes et pour l'organisation des déplacements
- Appui à l'organisation matérielle des réunions, lien avec les services concernés
Profil:
Savoir (à savoir ou à développer)
Très bonne connaissance de l'organisation des services du rectorat et des services départementaux de l'Éducation nationale
Savoir-faire
Maitriser les outils bureautiques usuels
Avoir le sens de l'organisation et des priorités
Savoir prendre des initiatives
Faire preuve d'autonomie
Disposer de bonnes compétences relationnelles
Savoir travailler en équipe
Savoir-être
Sens de l'accueil, discrétion, loyauté, adaptabilité, disponibilité
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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