Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Premier interlocuteur des usagers du Centre Communal d'Action Sociale, l'agent assure l'accueil, l'information et l'orientation du public. En lien étroit avec la secrétaire de direction, il participe au bon fonctionnement administratif du service, assure le suivi de dossiers et contribue à la mise en œuvre des actions et projets portés par le CCAS. Assurer l’accueil et l’information des usagers : - Accueillir, informer et orienter les usagers en présentiel, par téléphone et par courriel. - Assurer la gestion des appels et des messages électroniques entrants - Identifier les demandes et réaliser un premier niveau d'évaluation afin d'orienter vers l'interlocuteur compétent - Planifier les rendez-vous des travailleurs sociaux - Renseigner le public sur les dispositifs, prestations et modalités d'intervention du CCAS - Répondre aux sollicitations urgentes des partenaires, notamment concernant l'aide alimentaire - Mettre à disposition et actualiser les documentations et formulaires destinés au public - Assurer la saisie et le suivi de l'activité dans les logiciels métiers Assurer des tâches de secrétariat et de gestion administrative du service : - Réaliser les travaux courants de secrétariat et de gestion administrative - Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs - Renseigner les tableaux de bord et autres outils de suivi de l'activité - Effectuer le classement et l'archivage des documents - Établir des statistiques et indicateurs d'activité - Assurer le suivi administratif des aides sociales, aides à l'enfance et dispositifs d'urgence - Réaliser des bons de commande et assurer le suivi d’achats - Assurer le suivi des demandes d'intervention auprès des services techniques Participer à la gestion de la résidence « Les Marronniers » - Assurer des permanences auprès des résidents - Être l'interlocuteur de proximité entre les résidents et le CCAS - Signaler les situations de fragilité ou les difficultés repérées - Rédiger les courriers, notes d'information et supports de communication destinés aux résidents - Assurer le suivi administratif de la chambre d'hôtes et de son occupation Contribuer aux actions et projets du CCAS - Participer aux réunions internes et partenariales - Contribuer à l'organisation des manifestations et événements du CCAS - Participer à la mise en œuvre du plan canicule - Participer aux opérations solidaires et actions de prévention conduites par le CCAS - Contribuer à la collecte de la Banque Alimentaire et aux actions de solidarité locales Profil recherché Savoir : - Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'un CCAS - Connaissance des dispositifs sociaux et des acteurs institutionnels du secteur social - Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données - Techniques d'accueil et de communication avec le public Savoir-faire : - Accueillir et orienter des publics variés, y compris en situation de vulnérabilité - Identifier les situations urgentes et hiérarchiser les priorités - Rédiger des documents administratifs avec rigueur - Assurer le suivi administratif de dossiers - Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et logiciels métiers - Produire des tableaux de suivi et des statistiques d'activité - Travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs - Assurer un reporting adapté auprès des collègues et de la hiérarchie Savoir-être : - Sens du service public. - Qualités relationnelles et d'écoute. - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. - Rigueur et sens de l'organisation. - Polyvalence et adaptabilité - Réactivité face aux situations d'urgence. - Esprit d'équipe. - Autonomie et sens des responsabilités. - Maîtrise de soi face à des situations parfois complexes ou conflictuelles. FORMATION SOUHAITÉE : - Diplôme : Bac à Bac 2 dans le domaine administratif, social ou médico-social - Expérience : Une expérience dans l'accueil du public et la gestion administrative est souhaitée. Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, d'un CCAS ou des dispositifs d'action sociale serait appréciée.
