Le technicien d'accueil (H/F) à la direction générale joue un rôle essentiel dans la première impression que Gustave Roussy donne à ses visiteurs, partenaires et collaborateurs.
Le technicien d'accueil (H/F) est chargé de fournir des informations précises et de guider les visiteurs, de répondre aux appels téléphoniques et de gérer diverses tâches administratives.
Au sein de la Direction Générale :
- Accueillir, orienter, diriger et accompagner les personnes se présentant au +15,
- Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques avec prise de messages,
- Réceptionner, distribuer et suivre les parapheurs, les courriers et colis,
- Gérer les calendriers des salles de réunion et assurer l'organisation des espaces
(installation, désinstallation et fermeture);
- Gérer les fournitures et les commandes diverses (reprographie, commandes de café, de fleurs etc.), les affichages, et la signalétique de l'étage de la direction générale
- Gérer les capilogs et suivis travaux/déménagements de l'étage de la direction générale
- Assurer et gérer les commandes traiteurs,
- Assurer les réservations de places de stationnement et Gérer les réservations de taxis
- Assurer la mise à disposition de la documentation institutionnelle (s'assurer des MAJ et du réassort),
- MAJ de bases de données.
En support de la Direction de la communication :
- Accueil des participants à des événements,
- Mise en place des supports institutionnels : disposer soigneusement les documents
institutionnels, brochures, et goodies pour valoriser l'image de l'organisation,
- Coordination avec le traiteur : s'assurer de la bonne réception et de la disposition des
prestations,
- Gestion des équipements numériques : installer, tester, et ajuster les supports techniques et numériques nécessaires,
- Préparation des supports visuels : s'assurer de leur bon affichage lors des événements.
- Bonne présentation, très bon sens du dialogue et du relationnel
- Sens de la discrétion et la confidentialité
- Sens de l'initiative, de l'autonomie, de la serviabilité et disponibilité
- Capacités à renseigner et à transmettre des informations
- Maitrise du pack office
- Bon niveau d'anglais oral
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