Assistant.e administratif.ve auprès de la direction générale des services

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Directrice générale des services et en lien avec la Directrice de la Communication et du Directeur des Relations internationales et institutionnelles, vous contribuez à toutes les initiatives de la direction générale en apportant votre soutien administratif au quotidien aux Directions qui lui sont rattachées. Missions / conditions d'exercice Vous assurez ainsi la coordination des agendas et des déplacements de la Directrice de la Communication et du Directeur des Relations internationales et institutionnelles, ces deux directions étant rattachées à la Direction générale. Vous accueillez les de ces Directions et contribuez ainsi à la représentation du Syctom.


Vous planifiez les réunions ou évènements, élaborez les fonds de dossiers et rédigez les compte-rendu. Vous diffusez les documents nécessaires à l’activité de la Directrice de la Communication et du Directeur des Relations internationales et institutionnelles (fonds documentaires, ordres du jour et invitations, entre autres), y compris de documents sensibles et stratégiques. Vous veillez à la fluidité des circuits de signature et des informations. La mise à jour régulière du fichier des interlocuteurs du Syctom sera également l’une de vos missions.
Lors des évènements organisés par le Syctom, lors de renfort d’activité, vous pourrez être sollicitée pour soutenir l’équipe et participer au bon déroulement de ces derniers.
En lien avec la Direction des Finances, vous gérez la préparation ainsi que le suivi budgétaire des directions rattachées à la Direction générale (recherche de prestataire, demande de devis, réalisation des bons commande, suivi des relations avec les prestataires, supervision des dépenses).
Vous travaillez en coordination avec le Secrétariat de la Présidence et de la Direction générale, et participez à la continuité de service. Profils recherchés d’une formation en assistanat et/ou en gestion administrative, vous avez acquis idéalement une première expérience professionnelle dans ce domaine.
Votre grande discrétion professionnelle, votre sens des responsabilités et du service public sont essentiels.
Vous faites preuve de rigueur d’organisation, d’un sens de l’anticipation, d’un esprit d’analyse et de synthèse vous permettant de traiter de nombreux sujets en parallèle. Grâce à une aisance rédactionnelle et relationnelle, vous êtes dans votre capacité à être autonome dans vos missions et à vous adapter au changement. Vous maîtrisez parfaitement les outils de bureautique, les bases de données administratives et les techniques de communication.
Vous travaillez en relation avec toutes les composantes de l'institution. Vous avez envie de vous investir auprès d’un collectif de travail.