Gestionnaire administratif (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction des Seniors, de l’Animation et des Associations, le service de la Vie Associative gère un réseau de neuf Maisons des Associations réparties sur l’ensemble du territoire (gestion du portail des associations et de l’Académie du bénévolat – associations adhérentes).

Au sein de l’association Accompagnement et Répit des Aidants (A.R.A), vous serez en charge de l’accueil et du renseignement auprès des associations, de la gestion des fichiers et bases de données, de la tenue de l’agenda, du standard téléphonique et du classement. Vous assurerez également le tri, l’enregistrement et le suivi du courrier entrant et sortant, la rédaction de réponses aux requérants, ainsi que la bonne gestion administrative du service.

Vos missions principales seront :

* Le secrétariat du service :

- vous accueillerez directement et téléphoniquement et renseignerez les associations,

- vous renseignerez et orienterez les administrés et les autres services municipaux dans leurs relations avec le service de la vie associative,

- vous gérerez les appels entrants et sortants ainsi que les boîtes mails du service,

- vous accueillerez le public associatif et délivrerez des renseignements sur le réseau associatif niçois,

- vous dactylographierez et mettrez en forme diverses notes et courriers,

- vous élaborerez les programmes d’activités des maisons MDAS,

- vous recenserez chaque mois les associations nouvellement créées pour l’envoi du Welcome courrier,

- vous suivrez et mettrez à jour divers tableaux (travaux, boîtes aux lettres et casiers, réclamations de documents officiels associatifs, cartes adhérents, etc.).

* L'adhésion et le renouvellement :

- vous préparerez les dossiers de demandes d’adhésion, prendrez les rendez-vous et assurerez le suivi administratif des dossiers,

- vous numériserez et mettrez en ligne les documents associatifs officiels nécessaires au service,

- vous mettrez à jour la base de données informatiques « Planitech », les dossiers papiers et les tableaux de suivi.

* La gestion du courrier :

- vous trierez, enregistrerez informatiquement et suivrez le courrier « arrivée » et « départ » du service,

- vous suivrez le circuit de signature et effectuerez le classement,

- vous préparerez les publipostages pour les différentes actions du service (renouvellement des adhésions, événements, etc..),

- vous gérerez le logiciel métier.

* La gestion des fournitures de bureau et du mobilier :

- Vous centraliserez et gérerez les commandes pour le service et les Maisons des Associations.

Vos missions secondaires seront :

- vous tiendrez l’agenda de la coordinatrice du réseau associatif,

- vous élaborerez les factures en l’absence du régisseur,

- vous gérerez le Portail des Associations en l’absence de la gestionnaire des associations, y compris la messagerie et les actions de communication (newsletter et publications d’articles sur le Facebook du Portail des Associations).

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT

- NBI : NON

- RIFSEEP : 5

- Accès Tramway T1 : Arrêt "Cathédrale Vieille Ville"

- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON

- Accessibilité PMR : NON

- Travail en open space : NON

- Poste éligible au télétravail : OUI

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro des métiers du secrétariat et/ou de gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée dans une fonction similaire, idéalement dans le domaine du spectacle vivant.

Compétences :

- vous analysez et synthétisez les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace,

- vous maîtrisez parfaitement l’orthographe,

- vous savez restituer fidèlement des informations sous forme de documents écrits,

- vous connaissez et exploitez un mode de classement préalablement défini,

- vous savez utiliser les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

- vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles.

- vous faites preuve d'amabilité et de courtoisie,

- vous avez le sens du contact et de l'accueil,

- vous êtes rapide d'exécution.