Chargé(e) de voyages - h/f

Vous prenez en charge le traitement administratif complet des déplacements professionnels dans un environnement technique exigeant.

Ce poste requiert une solide maîtrise des procédures administratives, de la conformité réglementaire et des outils de gestion.

Vos missions principales

Administration et conformité des missions

* Création et gestion des ordres de mission dans le respect de la réglementation
* Constitution des dossiers administratifs réglementaires : déclarations Urssaf/CPAM, demandes d'autorisations (zones à risque), attestations diverses
* Instruction et suivi des demandes de visa (eVisa, visa papier, visa de travail)
* Contrôle de la validité des documents officiels : passeports, CNI, carnets de vaccination
* Planification des rendez-vous administratifs nécessaires

Gestion administrative et comptable

* Création et mise à jour des profils voyageurs dans les systèmes d'information
* Intégration et mise à jour des données dans les bases RH et comptables
* Alimentation du tableau de suivi des missions (calcul des primes, codification comptable)
* Vérification et validation de la facturation fournisseurs
* Production de reportings mensuels d'activité (statistiques missions, nuitées, astreintes)

Coordination logistique et achats

* Recherche et comparaison des solutions de transport et d'hébergement
* Réservation des prestations : billets (train, avion), hôtels, véhicules, transferts
* Gestion administrative des modifications et annulations
* Application de la politique voyages de l'entreprise

Relations fournisseurs et coordination

* Interface avec l'agence de voyages partenaire et les prestataires
* Coordination avec les entreprises sous-traitantes
* Support administratif ponctuel au pôle assistanat et aux équipes projets

Profil recherché

Formation : Bac +2 minimum en gestion administrative, assistanat ou équivalent

Expérience : 2 ans minimum en gestion administrative de déplacements professionnels

Compétences administratives et organisationnelles :

* Rigueur dans le traitement des dossiers administratifs et le respect des procédures
* Maîtrise des circuits de validation et de la conformité réglementaire
* Gestion des priorités et des délais contraints (urgences, modifications de dernière minute)
* Capacité d'anticipation (événements perturbateurs, échéances administratives)
* Excellente maîtrise du Pack Office, particulièrement Excel (tableaux de bord, reporting)
* Utilisation d'outils de réservation en ligne et logiciels de gestion

Compétences relationnelles :

* Sens du service et qualités relationnelles (collaborateurs, fournisseurs, sous-traitants)
* Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec différents services
* Diplomatie et gestion des situations de stress

Langues :

* Anglais niveau B1 requis :
o À l'oral : accueil de visiteurs anglophones, transfert d'appels
o À l'écrit : rédaction de courriels, compréhension de documents légaux

Type d'emploi : CDI

Statut : ETAM (rémunération horaire + RTT)

Lieu: Grenoble

Prise de poste: Dès que possible / Immédiate

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