Vos missions :
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice des services administratifs et financiers, l'agent recruté accomplira principalement des activités dans les domaines des ressources humaines, de la scolarité, et de l'administration générale.
Vos activités principales :
Activité 1 : RH // Gérer et suivre les dossiers des Ressources humaines
Recruter les vacataires dans SAGHE (sollicitation et vérification de la recevabilité des dossiers)
Vérifier les étapes du cycle de vie des heures dans SAGHE
Gérer les dossiers des carrières des personnels affectés
Saisir les services prévisionnels, puis les services réalisés des personnels affectés et vacataires
Gérer les recrutements des nouveaux personnels (commissions)
Assurer la gestion administrative des dossiers courants liés aux RH
Gérer les missions (déplacements) des personnels titulaires et vacataires,
Réserver les prestations nécessaires aux déplacements des personnels
Activité 2 : SCOLARITE // Gérer et suivre les examens d'une partie des licences de l'institut
Établir les calendriers des examens
Éditer les bordereaux de notes, les listes d'anonymat, et PV d'examens
Récolter et saisir les notes et résultats
Saisir les règles de calcul des notes et résultats, et les modalités de collecte dans le logiciel approprié
Suivre le dépôt et la reprographie des sujets d'examens
Extraire les relevés de notes et résultats et les transmettre aux étudiants
Activité 3: ADMINISTRATION GENERALE //
Assurer la gestion administrative courante de la composante et le soutien logistique de l'activité du service
Répondre au courriel
Faire des tâches administratives diverses (classement, courrier, .)
Réserver des salles sur ADE
En l'absence de personnel d'accueil, participer à l'accueil physique et
téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Activité 4 : ADMINISTRATION GENERALE //
Participer à l'organisation des événements de l'institut
Assurer la gestion et le suivi des immersions des élèves
Participer à l'organisation des événements de l'institut (JPO, salons, forums, cérémonie, ...)
Compétences opérationnelles
- Connaître l'environnement universitaire
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les usagers de l'institut
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Travailler en équipe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Utiliser les outils bureautiques
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Enregistrer et classer les documents
- Savoir rendre compte
- Rédiger des rapports ou des documents
Profil recherché
Le poste s'adresse à un agent administratif polyvalent, disposant de solides compétences en gestion administrative, idéalement acquises dans un environnement public ou universitaire.
Une connaissance des domaines des ressources humaines et/ou de la scolarité constitue un atout apprécié.
L'agent devra faire preuve de rigueur, d'organisation et de fiabilité dans le suivi de dossiers variés (RH, examens, gestion administrative courante), ainsi que d'une bonne capacité à gérer des échéances multiples, notamment dans le cadre des campagnes de recrutement et des périodes d'examens.
Une aisance dans l'utilisation des outils bureautiques est attendue, ainsi qu'une capacité à s'approprier rapidement des logiciels métiers (type SAGHE, PEGASE, ADE).
Doté de bonnes qualités relationnelles, l'agent saura travailler en équipe, interagir avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs) et contribuer à la continuité du service, notamment en participant à l'accueil et à l'organisation d'événements.
Autonomie, sens du service public, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité sont indispensables à la bonne tenue du poste.
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