Assistant administratif, juridique et financier h/f en alternance

Missions de la Direction des Affaires Juridiques et Foncières La Direction des Affaires Juridiques et Foncières (DAJF) d’EpaMarne et d’EpaFrance est notamment responsable des acquisitions et des ventes foncières, du découpage des terrains, des cessions d’emprises d’équipements publics de superstructures et d’infrastructures auprès des collectivités et de la gestion des terrains propriétés des deux Etablissements Publics (EPA) dans l’attente de leur commercialisation. La DAJF exerce également une mission d’appui, de conseil et d’expertise dans les différents domaines du droit public et du droit privé. Missions principales du poste Assistanat général des pôles Juridique et Gestion : - réception des appels téléphoniques des collaborateurs en cas d’absence ou de besoin ; - traitement du courrier, des parapheurs et des scans ; - rédaction, mise en forme et transmission/diffusion des documents de communication écrite avec les collectivités, propriétaires, riverains, prestataires EPA, concessionnaires et autres acteurs du secteur (courriers, mails, compte-rendu …) ; - recherche, regroupement et impression de documents internes nécessaires aux dossiers suivis par le Pôle juridique et le Pôle Gestion ; - gestion des signatures (électroniques ou manuscrites) des différents actes ; - classement électronique et papier ; - gestion de l’archivage Assistanat des responsables juridiques : - rédaction de courriers divers liés à la gestion, contacts avec les locataires, suivi opérationnel des dossiers ; - en lien avec la Responsable Gestion, mise à jour et tenue d’un tableau de suivi de la liste du patrimoine bâti et du patrimoine à démolir ; - balayage et nettoyage des charges locatives en collaboration avec la responsable de pôle gestion du patrimoine ; - lien avec les organismes sociaux dans le cadre du relogement des locataires ; - gestion des agendas électroniques des collaborateurs du pôle juridique et gestion ; - organisation de réunions (réservation de salles, convocation, préparation des dossiers) du pôle juridique et gestion ; - remplacement des assistant(e)s absent(e)s du service Assistanat financier des pôles Gestion et Géomètre en lien avec l’assistante administrative et financière de ces deux pôles : Gestion des taxes foncières bâties et non bâties, taxes sur les locaux vacants : - Gérer les taxes foncières bâties et non bâties à la suite des dépenses directes prises en charge par l’Agence Comptable / service facturier, ainsi que les taxes sur les locaux vacants (lien avec les Directions Opérationnelles / Direction Technique) ; - Vérifier la pertinence des avis d’imposition avec les relevés de propriété et les ZAC actives ou non, s’assurer de la bonne imputation sur les codes ZAC, imputation des taxes foncières hors ZAC sur le code réserve foncière ; - Transferts de fonds quand les postes opérationnels ne sont pas assez dotés (MIB) Gestion des recettes d’occupation domaniale, des COP, baux ruraux et autres : > Gestion de recettes des COP, baux ruraux, COP agricoles, VDO et toute autre convention d’occupation domaniale > Enregistrement de toutes les COP EpaMarne - EpaFrance sur le logiciel de gestion budgétaire SIFOW (création éventuelle du compte tiers, saisie dans SIFOW avec création des biens et des baux, envoi d’un mail au service financier recettes pour émission des titres de recettes) ; > Prise en compte avec la Direction Administrative et Financière et les Directions Opérationnelles des recettes des COP dans le cadre des PFA ; > Suivi des encaissements des redevances d’occupation et des dépôts de garantie ; > Suivi des impayés, faire les relances nécessaires auprès des occupants et locataires ; > Faire le lien direct avec les services comptables (DAF et AC facturier) pour établir un état des lieux des paiements arrivés, des relances à effectuer, etc Gestion des dépenses : > Etablissement des demandes d’achats du pôle Géomètres et du pôle Gestion du patrimoine (DA diverses, pertes de récoltes, etc…) ; > Etablir un suivi des dépenses par pôle géomètres et gestion du patrimoine ; > Avant passation d’une commande, vérification sur SIFOW et SIGOW de la disponibilité des fonds ; > Inscriptions sur le logiciel comptable SIGOW ; > Etablissement de tout transfert de fonds (MIB) ; > Création de compte tiers le cas échéant : demande RIB signé et Kbis … > Suivi des engagements liés aux DA (services faits à faire, voir si la facture est arrivée, le paiement est fait …), répondre aux demandes d’information (DI) de l’AC facturier ; > Purge des écritures laissées en suspens dans les comptes d’année en année Budget SIGOW : > Saisie du budget du pôle Géomètres et du pôle Gestion sur SIGOW et mise à jour en temps réel ; > Mise en place progressive du budget N1 Suivi financier ponctuel des factures des pôles de la DAJF : > Traitement des factures notamment de reproduction, de panneauteur, d’huissier (affichage délibérations du CA, signification, notification…), d’abonnement, etc.