Assistant(e) archives et documentation h/f

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..

Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux


Au sein de la direction Ressources et Patrimoine de Villeneuve-d'Ascq, l'équipe des sept agents du service Archives-Documentation contribue à la politique d'information de la collectivité et des publics externes. Le pôle Archives collecte, classe, conserve et communique les documents sur tous supports produits par les services municipaux et reçus de personnes ou d'organismes privés. Répartis sur trois sites, les 2,5 km linéaires de documents des Archives municipales sont constitués des fonds des anciennes communes d'Annappes, Ascq et Flers-lez-Lille, de la commune de Villeneuve-d'Ascq, de fonds privés et du fonds de l'Établissement public d'aménagement de la ville nouvelle de Lille-Est (EPALE). Le pôle Documentation diffuse un panorama de presse quotidien, gère les abonnements et ouvrages de la collectivité et assure une veille documentaire pour les services municipaux.


* Gestion administrative du service
o Effectuer le suivi financier des dépenses et recettes
o Rédiger les bons de commande ou les actes d'engagement
o Vérifier les factures
o Assurer le suivi des besoins en fournitures et gérer les stocks
o Gérer les relations avec les fournisseurs
o Être correspondant ressources humaines pour le service

* Collecte et classement
o Accompagner les services pour le traitement de leurs flux d'information
o Contribuer aux travaux de classement et de description des archives
o Saisir les instruments de recherche sur le logiciel métier
o Conditionner, coter, ranger les documents
o Classer la documentation historique des archives
o Effectuer des travaux de numérisation de documents
* Communication et valorisation des archives
o Accueillir les chercheurs et les orienter dans les fonds
o Gérer la salle de lecture
o Réaliser des recherches à l'intention des publics internes ou externes
o Communiquer les documents aux utilisateurs et suivre les prêts
o Prendre part aux actions de médiation (expositions, publications, manifestations pour les publics spécifiques)

* Gestion documentaire
o Participer à la réalisation de la revue de presse quotidienne et du bulletin documentaire
o Effectuer des recherches documentaires
o Bulletiner les périodiques et les distribuer aux services
o Réceptionner les ouvrages commandés par les services et s'assurer de leur enregistrement
o Participer aux travaux de classement

* Savoir
o Connaissance des règles de fonctionnement de l'institution
o Notions de comptabilité et de facturation
o Bonne connaissance des outils bureautique
o Contrôle de vocabulaire et règles d'écriture
* Savoir-faire
o Classer les documents
o Savoir lire et comprendre un document
o Organiser et planifier
o Respecter les règles de protection et de manipulation des documents
o Qualités rédactionnelles
* Savoir-être
o Capacité à exécuter les tâches confiées et à faire preuve de responsabilité
o Discrétion, méthode, rigueur
o Sens de l'observation
o Capacité à communiquer, à s'exprimer par oral et/ou par écrit
o Capacité à travailler en équipe et à respecter les procédures


Jours travaillés et horaires spécifiques :
- du mardi au samedi matin
- présence aux heures d'ouverture au public (du mardi au vendredi de 13h30 à 17h00 - le samedi de 8h30 à 12h00)


Soucieux de la qualité de vie et du bien-être au travail, la Mairie de Villeneuve d’Ascq facilite l’équilibre des vies professionnelle et personnelle en offrant :



- 4 temps de travail possibles : 35h, 36h13 (générant 6 RTT/an), 37h13 (générant 12 RTT/an), 38h13 (générant 18 RTT/an),

- L’accès au télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, après 6 mois de présence (à voir avec le service et préciser le nombre de jours si le service a une règle)

- Un service de médecine du travail, les services d’une assistante sociale, d’une psychologue et d’une coach

Les avantages

- Chèques déjeuner d’un montant de 7.60€ (participation employeur de 60%)

- C.E.T monétisable,

- Forfait mobilité durable

- La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%

- Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)

- Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée

- Proposition d’adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance

Sa situation géographique

Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus, en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.