Gestionnaire des relations internationales et vie de campus f.h

À propos de nous

Organisée autour de 5 campus stéphanois et d’un campus roannais, l’Université Jean Monnet (UJM) accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. L’UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.

Le poste à pourvoir est situé à l'IUT de Roanne.


Mission

MISSIONS PRINCIPALES ET POSITIONNEMENT

Placé sous l’autorité de la responsable du service vie de campus et la responsabilité fonctionnelle des chargés de missions des relations internationales et vie de campus, il travaille au sein d’un service composé de 4 agents. Il accueille et informe les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs) et assure la gestion et le suivi administratif des activités du service. Il accompagne les étudiants dans leurs mobilités à l’international et contribue activement à l’accueil de l’ensemble des étudiants.

50 % GESTIONNAIRES DES RELATIONS INTERNATIONALES

Lien partenaires internationaux

•Préparer les contrats et conventions avec les différents partenaires (union européenne, ministères, région)

•Assurer le suivi des conventions de stages internationaux

•Assurer le lien avec les partenaires étrangers (accueil, transmissions d’informations sur l’IUT, conception et suivi des contrats...)

•Être en appui administratif aux chargés de missions sur les programmes existants (ADIUT par exemple) et sur la création de nouveaux programmes

Gestion des mobilités entrantes et sortantes

•Informer les étudiants de l’IUT de Roanne des programmes internationaux possibles et relayer les informations de la Direction de l’International de l’UJM sur les différentes possibilités de financement des séjours à l'étranger

•Accompagner les étudiants internationaux et les personnels dans leurs démarches administratives (titre de séjour, sécurité sociale...)

•Gérer la scolarité et accompagner les étudiants inscrits en DUETI en lien avec les universités partenaires

•Accompagner les étudiants dans leurs formalités administratives (via le logiciel MoveON entre autres)

•Assurer la transmission d'informations avec les scolarités des universités étrangères partenaires

•Coordonner la gestion administrative et financière des actions liées à l’international

•Participer à la gestion administrative, budgétaire et organisationnelle sur des événements favorisant l'accueil des étudiants internationaux et l'interculturalité

•Collaborer avec la Direction des Relations Internationales de l’UJM pour la mobilité des personnels

50% GESTIONNAIRE VIE DE CAMPUS

•Accueil, information, orientation des différents publics se présentant à la Maison du Campus : accueil physique, téléphonique, emailing

•Participation à l’organisation matérielle et logistique des différents évènements organisés par le service

•Participation à la gestion administrative budgétaire dans le respect des procédures internes : demandes de devis auprès de prestataires, demandes d’achat, suivi de commandes, relances

•Suivi des inscriptions aux activités et encaissements des règlements

•Aide à la gestion de l’accès à la salle de Vie Étudiante, ainsi que du parc matériel à disposition (conventions de prêt…)

•Organisation et gestion d’une communication pertinente dans les locaux la Maison du campus : affichage cohérent et impactant, annonces et flyers à disposition des étudiants, …

•Relayer les informations concernant le logement et l’accompagnement social


Profil

Organisation, rigueur, anticipation, réactivité

Capacités relationnelles et rédactionnelles

Aptitude à travailler en équipe et en mode projet

Autonomie

Aisance à l'oral

Aptitude à la polyvalence

Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d’informations

Savoir gérer urgences et priorités

Maitrise des outils bureautiques (Messagerie, Pack office…)

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

L’activité peut nécessiter quelques présences en soirée et week-end pour l’encadrement de certains événements.