Assistante / assistant administratif.ve h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante / Assistant H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de gestion administrative

Missions

Sous l'autorité de la responsable du centre, vous assurez l'appui administratif et technique du centre propreté du service territorial.

A ce titre, vous assurez le secrétariat du centre propreté :

· Réaliser l’accueil téléphonique et physique

· Frapper et mettre en forme les courriers via le logiciel MAARCH

· Faire le classement et l’archivage pour les documents du centre

Vous êtes en charge du suivi de GDU (Gestion des demandes des usagers)

· Consulter et créer les demandes

· Apporter les réponses aux demandes faites par les usagers

· Faire le lien entre les différents services et les prestataires externes

· Suivre les RDV programmés pour le centre propreté

· Faire l’interface avec le logiciel MAGE

Vous assurez le suivi d’activité du centre propreté :

· Suivre quotidiennement les éléments chiffrés et mettre à jour les différents tableaux (volumes traités, déchets valorisés, prestations externes, …)

· Réaliser les bilans hebdomadaires, mensuels et participer au bilan annuel du centre

· Lien entre le centre et différents services (internes et externes)

Vous assurez le suivi RH de 1er niveau pour les agents du centre :

· Appui du responsable de service pour le suivi des dotations d’EPI

· Suivi et programmation des visites médicales

· Suivi réguliers des plannings, des tableaux de congés

· Renseignement de 1er niveau des agents du centre sur des question RH en appui avec la secrétaire du service et accompagnement dans des démarches RH

· Suivi des accidents

Vous gérez les démarches administratives diverses du centre :

· Enlèvement des déchets par prestataires

· Participation à certaines réunions et réalisation des comptes-rendus

· Commandes ponctuelles : mobilier, fournitures, …

· Participation au suivi des demandes d’interventions SUPT sur le site du ST8

Enfin, vous pouvez être amené.e à participer au suivi budgétaire du centre propreté :

· Participer au le suivi comptable et financier du centre propreté, en appui avec la secrétaire comptable

· Suivre les bons de commande et les factures

Profil attendu

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et détenez de bonnes connaissances des circuits et procédures de la collectivité.

Vous êtes, organisé.e, et méthodique.

Vous maîtrisez les outils informatiques.

Vous pratiquez les logiciels métiers : GDU, MAGE, CARL et un 1er niveau de pratique du logiciel finance GDA .

Vos qualités relationnelles et votre aptitude à communiquer seront essentielles pour mener à bien les missions qui vous seront confiées.