Assistant(e) de direction - support office management h/f

Rattachement hiérarchique
* Direction générale
* Collaboration régulière avec le Secrétaire Général et les managers opérationnels
Mission principale
Assurer un soutien direct à la Direction générale dans la gestion de ses activités quotidiennes, tout en contribuant au bon fonctionnement logistique et administratif de l'entreprise.
L'assistant(e) de direction /support office management est garant(e) de l'organisation, de la fluidité des échanges et du suivi de certains aspects pratiques de la vie de l'entreprise.
Responsabilités et activités principales
1. Assistance de direction
* Gestion de l'agenda du président : planification & organisation des réunions et déplacements
* Préparation et suivi des dossiers stratégiques, rédaction de notes et comptes rendus
* Interface avec les interlocuteurs internes et externes, en veillant à la confidentialité et à la qualité des échanges
* Soutien à la préparation de présentations, rapports et documents pour les comités et/ou partenaires
* Aide auprès du Président pour diverses tâches (voyage, réservation, cadeaux clients et autre aide organisationnelle, etc..)
2. Support organisationnel et logistique
* Gestion de l'accueil téléphonique et physique : filtrage des appels, accueil et orientation des visiteurs, traitement du courrier et des colis
* Accueil des clients et associés du Family Office
* Organisation des réunions internes (réservations de salles, logistique, matériel, suivi des actions décidées)
* Suivi de certaines tâches administratives courantes (contrats fournisseurs de gestion courante, abonnements, archivage, fournitures, etc.)
* Suivi et coordination des prestataires liés aux services généraux (maintenance, parc matériel, fournitures de bureau, abonnements divers)
3. Vie de l'entreprise et office management
* Organisation et coordination d'événements internes (séminaires, réunions d'équipe, moments conviviaux)
* Gestion des outils partagés et de la logistique quotidienne (commandes de matériel, suivi des consommables, coordination avec l'IT pour les besoins quotidiens)
* Participation à l'amélioration continue des process administratifs et de la communication interne
* Suivi budgétaire simple lié aux dépenses courantes du bureau (notes de frais, suivi des factures fournisseurs « vie de bureau » en lien avec la comptabilité)
* Saisie des paiements fournisseurs et relances factures clients
Profil recherché
* Une personne dynamique aimant le travail d'équipe
* Bac +2/3 (BTS Assistant de gestion, DUT GEA, Licence pro Management et organisation, etc.)
* Expérience confirmée (3-5 ans) dans une fonction d'assistanat de direction, office management ou similaire
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Lieu du poste : En présentiel