Référent administratif accueil et administration générale h/f

Référent administratif accueil et administration générale H/F

Offre n° 16631 – actualisée le 20/06/2025 à 06:05:25

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Le Département de l’Aveyron c’est :
– Une collectivité à taille humaine (1700 agents pour 150 métiers),
– Des compétences diversifiées, déployées sur le territoire du 5ème plus grand département de France,
– 408 millions d’€ de budget.

Le Département de l’Aveyron fédère son action autour d’engagements partagés,(…)

Le Département de l’Aveyron c’est :
– Une collectivité à taille humaine (1700 agents pour 150 métiers),
– Des compétences diversifiées, déployées sur le territoire du 5ème plus grand département de France,
– 408 millions d’€ de budget.

Le Département de l’Aveyron fédère son action autour d’engagements partagés, garants de l’avenir de notre territoire. Douze défis regroupés dans un seul et unique programme de mandature, adapté à la réalité du terrain, défis marqués du sceau de l’innovation et bâtis en faveur de ses habitants.

Pôle : Pôle des solidarités humaines

Direction : Direction de l’action sociale territoriale et du développement social local

Cadre d’emploi de référence

> Catégorie B de la filière administrative

Cadre d’emploi d’accès

> Catégorie C et B de la filière administrative

Positionnement hiérarchique

> Sous l’autorité hiérarchique du Responsable administratif et financier de son Territoire d’Action Sociale

Résidence administrative/Territoire

> Résidence administrative du territoire d’affectation

Domaine d’activité

Missions principales

Adaptation et optimisation

> Etre force de proposition en vue de la simplification, de l’adaptation, de l’optimisation des pratiques et contribuer

à leur cohérence départementale

> Il est garant de la conformité formelle des écrits professionnels et des courriers dans son secteur de compétence ainsi

que du respect des circuits de transmission

> Dans un souci de polyvalence propre à assurer, en toutes circonstances, une continuité de service satisfaisante

> Le réfèrent administratif « accueil et administration » de Territoire d’Action Sociale met en oeuvre : L’accueil des publics

(accueil simple et accueil de publics en difficultés) ; Les réponses de premier rang ; L’organisation générale des activités

sociales et médicosociales ; Le traitement bureautique général ; La rédaction des courriers généraux.; La gestion

matérielle et logistique de son Territoire

Secrétariat / Courriers / Bureautique

> Assurer, si nécessaire, les prises de notes, comptes-rendus de réunion

> Assurer le travail d’édition et de reprographie

> Veiller en continu à la conformité départementale des supports (formulaires, modèles)

> Rédiger les courriers particuliers (ASG et PMI)

> Rédiger les différents courriers, pour les activités générales et les activités particulières non dédiées à des

Référents administratifs spécifiques, à partir des courriers types départementaux

> Assurer les tâches de secrétariat général : enregistrement des courriers

Organisation générale

> Tenir à jour le tableau des effectifs, participer à la gestion du Personnel (congés, horaires, absences)

> Tenir à jour les supports d’information générale, veiller à leur accessibilité (documentation, revues

professionnelles, supports dématérialisés)

> Veiller à la diffusion de l’information

> Tenir les échéanciers, éditer les listings, aider à l’organisation, pour les activités générales et les activités

particulières non dédiées à des Référents administratifs spécifiques

> Assurer et veiller à la gestion logistique du Territoire (locaux, mobilier, fournitures)

> Veiller aux conditions d’accueil (locaux, conditions matérielles, confidentialité, délais)

> Organiser l’activité d’accueil des usagers (tenue des plannings des professionnels, permanences, rendez vous,

banques de données des ressources départementales et locales)

Accueil / Réponse

> Apporter les réponses générales, en termes d’information et d’aide administrative. Orienter les usagers vers les

autres acteurs (Référents administratifs spécifiques du Territoire, autres acteurs)

> Assurer l’accueil physique et téléphonique de tous les publics en première instance. Leur apporter l’écoute

nécessaire et gérer les situations de tension pour diagnostiquer la réponse et/ou l’orientation à leur apporter


Votre profil

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Compétences métier

> Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Internet) et des outils bureautiques

> Posséder des compétences rédactionnelles générales

> Posséder une connaissance générale dans les différents domaines de l’action sociale et médicosociale (législation, environnement institutionnel, rôle des différents partenaires)

> Savoir organiser son travail dans un contexte d’organisation à adapter en continu

> Grandes capacités d’adaptation

> Goût des relations avec les publics et avec les autres professionnels

> Maîtrise de soi dans des situations difficiles (usagers parfois difficiles)

> Respecter les procédures dénies et les appliquer avec rigueur

Formation et expérience

> Formation et expérience dans les domaines d’action

Contexte du poste/contraintes

> Il s’agit d’un poste exposé (publics, parfois difficile, relations au quotidien avec les autres professionnels, relations aux services partenaires ou autres)

> Les impératifs de continuité du service public pourront amener le Référent administratif « Accueil et administration générale » à assurer des tâches spécifiques d’accueil des publics et de traitement administratif simple dans d’autres domaines que le sien

> Le poste est marqué par une forte polyvalence


Localisation de l’offre


Cette offre d’emploi est localisée sur le territoire Ouest Aveyron communauté, découvrez-le !

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