Assistante de direction générale – affaires générales h/f

Caractéristiques

CDI


Descriptif du poste

Au sein de la Direction Générale du Centre, l’assistante de la Direction Générale et des affaires générales assiste les directeurs dans leurs missions rattachées à la Direction Générale.

MISSIONS :

Mission 1 : Administration de la Direction Générale
· Planifier le comité de direction, et les réunions des cadres :
– Compléter l’ordre du jour en lien avec l’assistante de la direction générale « Stratégie » et assurer la logistique des réunions
· Préparer les réunions de la CDU en lien avec la Direction qualité, risques et évaluation et en assurer le compte rendu
· Réaliser le rapport d’activité de la CDU en lien avec la Direction qualité, risques et évaluation.
· Assurer le suivi des relevés de décision

Mission 2 : Relations administratives avec le patient
· Enregistrer et vérifier la complétude des demandes d’accès au dossier médical en respectant la procédure mise en place et les relayer aux archives
· Prendre en charge les demandes et réclamations des patients vis-à-vis du Centre
· Accueillir les patients et leurs proches dans le cadre de demandes pouvant nécessiter l’intervention du médiateur ou du directeur
· Répondre en officialisant la position du Centre, assurer le suivi des dossiers de médiation,

Mission 3 : Suivi du contentieux
· Enregistrer les dossiers de contentieux et en assurer le suivi

Mission 4 : Suivi des dossiers d’autorisation
· Gérer et suivre les dossiers d’autorisations d’activités en lien avec l’Assistante de Direction Générale – Stratégie

Mission 5 : Accueil des donateurs et legs
· Informer les particuliers sur les démarches
· Accueillir les donateurs
· Instruire et suivre les legs en lien avec le Direction des Affaires Générales et la Direction du Patrimoine : lien avec les notaires, préparation des délibérations pour le Conseil d’Administration.

Mission 6 : Contribuer à l’organisation des concours de recrutement des médecins spécialistes
· Assurer l’organisation des concours en respectant la procédure en place
· Gérer la logistique (salle, visioconférence…)
· Accueillir le candidat et les membres du jury

Mission 7 : Activités indispensables au fonctionnement du secrétariat de Direction
· Assurer l’accueil physique et téléphonique
· Traiter le courrier
· Assurer la mise en forme des divers supports (courriers, comptes rendus, présentations, notes de service à diffuser….)
· Gérer les agendas des directeurs (Directeur Général, Directrice Générale Adjointe, Directeur des Affaires Générales, des Coopérations et des Projets)
· Gérer la boîte mail « secrétariat de la direction »
· Assurer la logistique des réunions
· Organiser et réserver les déplacements des directeurs
· Gérer les réservations des salles de réunion et des voitures
· Assurer le suivi des enquêtes
· Suivre les astreintes administratives
· Mettre à jour les annuaires auprès des organismes
· Gérer les différents stocks : fourniture et épicerie

· Divers : organisation cérémonie des vœux, départs en retraite

Compétences requises

Titulaire d’un diplôme Bac+2 : BTS ou licence professionnelle d’assistant de gestion, ou d’assistant de direction, ou équivalent.

Vous avez une bonne connaissance du secteur de la santé, du fonctionnement des établissements de santé et des organismes de tutelle.

Vous possédez de bonnes compétences rédactionnelles et êtes à l’aise avec les outils de bureautique. Vous maîtrisez les méthodes de classement, d’archivage et les techniques de numérisation des documents.

Vous savez preuve de discrétion, de réactivité et d’autonomie dans votre travail. Votre rigueur, votre sens de l’initiative ainsi que vos capacités d’analyse et de synthèse sont des atouts majeurs. Vous savez anticiper les besoins, faire preuve de diplomatie et entretenir de bonnes relations avec vos interlocuteurs.

CDI à temps plein. Poste à pourvoir dès maintenant. Rémunération selon la grille de la CCN des CLCC.