Assistant(e) administrative service stages h/f

À propos de nous

NEOMA Business School est une Ecole de premier rang international, dynamique et désireuse de dépasser constamment les frontières de la connaissance et de l’innovation. Nous recrutons régulièrement de nouveaux talents, souhaitant s’investir à nos côtés pour mener à bien notre mission : la formation et l’accompagnement des managers et entrepreneurs de demain.

Rejoignez-nous et devenez acteur dans la réalisation de notre mission de formation, évoluez dans un environnement international, adoptez un esprit de challenger et faites l’expérience d’une culture qui efface les frontières entre les communautés et tire parti de leur diversité. En effet, chez NEOMA, les personnalités, les parcours et les métiers sont variés (+ de 170 fonctions, 270 professeurs et 350 collaborateurs), 30 nationalités représentées parmi les collaborateurs, faisant de nos trois campus des environnements de travail résolument divers et multiculturels.

Fidèle à ses valeurs d’ouverture et d’engagement, NEOMA est particulièrement engagé en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap, avec des dispositifs d’accompagnement et d’aménagement adaptés. Toutes les candidatures sont étudiées à compétences égales, sans discrimination.


Mission

Au sein de la Direction Générale Adjointe Opérations et plus précisément au service stages du Département Talent & Career, vous assurez la gestion des conventions de stages et le suivi des étudiants en entreprise en lien avec les programmes.

Fonctions principales :

Information et conseils auprès des étudiants/ entreprises/ programme

* Informer et conseiller les étudiants pour l’obtention de leur convention de stage

* Informer et répondre aux demandes des entreprises et des étudiants (convention, rupture, accident du travail, problèmes de déroulement de stage…)

* Gérer les avenants (rupture, changement de mission, prolongation, modification du lieu du stage) de l’envoi à l’enregistrement des avenants.

* Vérifier et valider des fiches de saisie des conventions (relance téléphoniques/mail si nécessaire)

* Collaborer avec les consultants carrières pour s’assurer du suivi des étudiants et du respect des délais pour l’obtention d’un stage

* Affecter des Enseignant-Référent aux stagiaires

* Préparer des guides stages et animation d’atelier en présentiel ou distanciel ; en français ou en anglais

* Effectuer les déclarations à la CPAM pour les étudiants se déplaçant à l’étranger

* Participer à la publication des offres sur la plateforme JOBTEASER

* Déplacement à Paris et Rouen occasionnels



Participation au reporting et interface avec les autres services administratifs

* Travailler en relation étroite avec la direction des programmes

* Échanger avec les Enseignants tuteurs de stages

* Être en relation avec le service planning, le Centre des Evaluations, les HUB

* Participation aux Evènements du T&C et de NEOMA

* Effectuer régulièrement des statistiques sur sa population d’étudiants dédiée

* Paramétrage des applicatifs pour la gestion des bilans de stages et des notes


Profil

Vous avez :

* Un diplôme de niveau Bac +2 minimum, type BTS Assistant Manager

* Un bon niveau d’anglais

* Aisance relationnelle (téléphone et en face en face)

* Très forte rigueur et organisation

Vous êtes :

* Autonomie et organisé

* Capable de travailler en équipe

* Maitrise outils bureautique (Microsoft office) en particulier Excel



1 CDI Temps plein - Poste basé à REIMS

NEOMA Business School s'engage d'étudier, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.