Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Rémunération selon grille indiciaire Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et de la Chef de Service de l'Administration Générale, les missions de l' de Direction sont : Missions / conditions d'exercice - Assistance de la Directrice Générale des Services :
° Gérer l'agenda de la DGS : prendre et organiser les rendez-vous et réunions (dont réunion des CODIR)
° Programmer des réunions en visio-conférence
° Mettre en forme divers courriers, notes de services, notes internes et rapports
° Gérer le courrier de la DGS et du Secrétariat Général : recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques, constituer des listes de publipostages
° Gérer les dossiers de la DGS : constitution des dossiers, classement, archivage, préparation des dossiers pour les réunions
° Gérer les réservation de la salle de réunion du premier étage

- Gestion des Assemblées, Bureaux, Conférences des Maires :
En collaboration avec les agents du service Secrétariat Général
° Assurer l'organisation des réunions du Conseil, du Bureau, de la Conférence des Maires : organisation de la salle (avec le Cabinet et les services techniques), convocation, feuille de présence, préparation des dossiers et suivi des comptes-rendus
° Assurer le suivi des Commissions : envoi des convocations et des comptes-rendus (en lien avec les services)
° Saisir et suivre les Délibérations (diffusion des Délibérations auprès des services et organismes extérieurs)
° Assurer la publication des actes sur le site Internet (Délibérations, décisions, arrêtés hors RH)

- Assistance à la gestion des archives de la Collectivité :
° Assister l'agent du Secrétariat Général dans la gestion des archives (tri, élimination ...) Profils recherchés Titulaire du Baccalauréat et/ou expérience d' de Direction ou similaire souhaitée.

Savoirs :
- Connaissance de l'environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des techniques de gestion des archives

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels Excel, Word et Internet
- Bonne connaissance du fonctionnement de la messagerie électronique
- Règles de l'expression orale et écrite
- Techniques de secrétariat
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Standard téléphonique
- Annuaire de la Collectivité et des partenaires

Savoir-être :
- Sens de l'organisation, gestion des priorités
- Sens relationnel
- Rigueur, disponibilité et adaptabilité
- Respect de la confidentialité