Affectation
Service : Service des sports
Localisation : 92 rue d’Assas 75006 Paris / 83 bis rue Notre-Dame-des-Champs
Missions
1. Assistance à la direction : appui quotidien au Directeur dans la gestion des activités du service
2. Secrétariat : prise en charge du secrétariat du service des sports et de l’association sportive
3. Gestion des demandes : réception, hiérarchisation, traitement et transmission des sollicitations adressées à la direction
4. Gestion pédagogique : coordination de l’outil collaboratif APSOLU, formation des nouveaux enseignants et personnels administratifs (Assas Paris et Melun), organisation annuelle des inscriptions sportives et du suivi pédagogique
5. Formation interne : accompagnement des vacataires sur les outils et procédures (APSOLU, APOGEE, fonctionnement du service)
Activités principales
Pédagogie
6. Référent de l’outil APSOLU
7. Saisie et paramétrage du planning semestriel des APSA
8. Enregistrement manuel des inscriptions du personnel (Excel, APSOLU)
9. Paramétrage des campagnes d’inscription pédagogique sur APOGEE
10. Importation et saisie des notes sur APOGEE
Administration
11. Rédaction de notices d’utilisation pour les enseignants et personnels
12. Gestion et suivi des dossiers de paiement des enseignants titulaires et vacataires
13. Recrutement et gestion des vacataires administratifs (engagements, états d’heures)
14. Saisie du service prévisionnel et réalisé des enseignants titulaires et vacataires sur OSE
15. Suivi des conventions de location des installations sportives et de la facturation
16. Référent Inter-Universitaire (Sorbonne, Sorbonne-Nouvelle, Panthéon-Assas)
17. Gestion des demandes d’intervention DSI
18. Commandes de matériel pour les sites d’Assas et Melun
19. Suivi des dossiers L3 SHN en apprentissage (commission et envoi de la liste à la DEF)
20. Traitement des courriels de la boîte commune du service
Communication
21. Accueil physique des étudiants, personnels, enseignants et extérieurs
22. Interface entre le SUAPS et les structures extérieures
23. Coordination avec les services de l’université et établissements associés
24. Mise à jour du site internet
25. Diffusion d’informations aux usagers et membres de l’association sportive
26. Élaboration et envoi des cartons d’invitation
Gestion de la salle de sport
27. Élaboration du planning d’utilisation
28. Coordination avec la DSI pour la configuration des réservations
29. Enregistrement des utilisateurs dans la base d’accès
Association sportive et événements
30. Participation à l’organisation des événements du SUAPS et de l’AS
31. Gestion des sections sportives compétitives sans professeur titulaire (demande de licence, engagement sur les compétitions, traitement des demandes de paiement ou de remboursement)
32. Organisation logistique des déplacements en Championnat de France Universitaire (transport, hébergement, repas…).
Exprimez votre potentiel
33. Capacité à assister la direction et à suivre la politique du SUAPS
34. Gestion multitâche sous contraintes temporelles
35. Sens du service et disponibilité envers les usagers
36. Adaptabilité, écoute active et sens de la décision
37. Anticipation et réactivité face aux imprévus
38. Maîtrise de la rédaction administrative (comptes rendus, convocations…)
39. Connaissance du fonctionnement du SUAPS, de l’Association Sportive, de la LIDFSU et de la FFSU
40. Maîtrise des outils numériques (APSOLU, APOGEE, OSE, site web, messagerie, réseaux sociaux)
41. Connaissance des spécificités liées à la pratique sportive universitaire
42. Respect des horaires et flexibilité
Candidature
Pour postuler, envoyez un CV accompagné d’une lettre de motivation par courriel.
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