Chargé·e d'accueil et de gestion administrative - cdd 4 mois h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Chargé·e d'accueil et de gestion administrative - CDD 4 mois H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de gestion administrative

Missions

La personne effectuera une partie des missions dévolues usuellement aux chargé·es d’accueil et de gestion administrative du service. Il lui est demandé principalement d’assurer le traitement en back office des demandes de places en crèche. En complément, elle participera à la gestion des courriels, à l’accueil téléphonique et à la réalisation de toutes les tâches administratives permettant à l’équipe de réaliser ses missions.

Vos missions principales :

*Vérifier et compléter les dossiers de demande de place

-Rappeler les familles pour compléter les informations manquantes

-Vérifier les dossiers créés, leur affecter un score et les valider

*Gérer la messagerie générique du service

-Réceptionner les actes de naissance et autres documents

-Mettre à jour les dossiers à partir des informations communiquées par les familles

-Orienter les courriels en direction des agents concernés

*Contribuer à la mise à jour des dossiers en attente

-Effectuer régulièrement des requêtes dans Concerto pour supprimer les anomalies et les incohérences

-Participer à la vérification mensuelle des dossiers

*Tenir à jour les tableaux de bord du service

-Effectuer chaque mois les requêtes dans Concerto permettant la production de statistiques

*Divers

-Classer et archiver les documents papier

-Aider à la préparation des commissions

-Assurer l’organisation logistique de certains temps forts (commissions d’attribution des places, réunions partenaires, formation des permanenciers…)

Vos missions spécifiques :

*Gérer la production des statistiques sur l’offre d’accueil Petite enfance

-Envoyer les tableaux aux directrices des crèches partenaires

-Relancer si nécessaire les directrices

-Saisir les données dans les tableaux Excel

*Gérer les places en crèche d’été

-Participer à la commission d’attribution des places

-Saisir les formulaires de demande dans un tableau

-Faire le lien avec les crèches d’été et tenir à jour le tableau

Profil attendu

Savoirs :

1. Connaître le fonctionnement municipal
2. Connaître les acteurs et les enjeux du secteur de la Petite enfance (souhaitable, mais non exigé)
3. Connaître les techniques de communication orale

Savoir-faire :

4. Maîtriser pleinement les outils informatiques, notamment Excel
5. Maîtriser Concerto (après formation)
6. Savoir rédiger divers documents administratifs
7. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

Savoir-être :

8. Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
9. Organiser son travail de manière autonome
10. Savoir travailler en équipe

Nos avantages

Nos avantages :

11. 35 jours de congés à proratiser par rapport au temps de travail
12. Mutuelle
13. Transports en commun partiellement remboursés
14. Accès gratuit aux musées de la ville de Bordeaux

Date de prise de poste souhaitée

02/03/2026