Au sein du service Moyens Généraux, vous êtes un appui administratif et organisationnel pour assister le responsable du service et l’équipe. Dans le cadre de vos fonctions vous aurez pour missions :
La gestion des fournisseurs et des prestataires
* Gérer les commandes : réaliser le lancement des devis, les demandes d’achats, le suivi des commandes, les livraisons et la facturation
* Suivre et gérer les contrats des prestataires et contrôler leur bonne exécution (reporting et planification des interventions)
* Coordonner l’activité des prestataires externes et exploitants internes
* Assurer le rôle de référent auprès des prestataires : gardiennage, ascensoriste, espaces verts, voyages, téléphonie, etc.
* Assurer le lien entre le personnel et les prestataires pour les voyages et la téléphonie
La gestion des travaux et de la sécurité
* Assurer le suivi des dossiers de sécurité (création via Yousign, diffusion et planification)
* Planifier et suivre les vérifications réglementaires (ascenseurs, électricité, …) et la levée des non-conformités
* Réaliser des tâches administratives (courriers, compte-rendu, tableau de bord, note de service…)
* Assurer le suivi de l’avancée des dossiers, projets et travaux contrôler leur déclaration et clôture en relation avec les organismes extérieurs (partenaires, collectivités, CCI, pompiers…)
* Réaliser la gestion documentaire (contrats, rapports, registre de sécurité, …)
* Accompagner le responsable des Moyens Généraux dans le rappel du règlement et la règlementation en vigueur, actualiser de façon permanente les consignes validées par le chef d’établissement et / ou le responsable des Moyens Généraux, sensibiliser en permanence les utilisateurs à leurs obligations en matière de sécurité
* Assurer la mise à jour des documents liés à la sécurité : listes SST, guide-files, serre-files, registre de sécurité/accessibilité, plan d’évacuation, etc.
* Organiser des exercices d’instruction pour le personnel et les exercices d’évacuation, suivre et mettre à jour la formation des personnes désignées
* Préparer les dossiers pour la commission de sécurité sous l’autorité du Responsable des Moyens généraux (levée des observations, suivi des interventions, …)
La gestion administrative
* Réaliser le reporting des consommations électriques, gaz, eau et déchets
* Assurer la mise à jour du listing du personnel
La Veille informationnelle
* S’informer, se former, mettre en place la réglementation et les normes en vigueur
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