Assistant de secteur administratif h/f (cias marennes)

********* Un poste d'Assistant administratif H/F pour le CIAS de Marennes est à pourvoir **********

CDD de 3 mois postant vacant à partir du 1/01/26 = > possibilité CDD 1 an
Temps de travail : mi-temps
Horaires de journée : amplitude horaire 8h30 à 16h30
1 semaine sur 2 astreinte téléphonique :
- en week-end,
- le matin et le soir en semaine

Rémunération selon profil
Avantages : tickets restaurant, CNAS après 6 mois

Descriptif de l'emploi
Le service d'aide à domicile du CIAS du bassin de Marennes recherche un ou une assistant-e de secteur pour participer à la gestion administrative
- accueil physique et téléphonique ;
- Réaliser et actualiser la planification, sous la supervision de la responsable de secteur
- Assurer le suivi des interventions tant auprès des usagers que des intervenants à domicile
- Réaliser des tâches administratives en coordination avec la responsable de secteur

Missions ou activités
- Accueil physique et téléphonique :
o Traiter les demandes des usagers, des aidants, et des intervenants à domicile (1ère demande et suivi des dossiers)
o Enregistrer sur l'outil informatique et/ou orienter les contacts
o Transmettre à la responsable de secteur les informations survenues lors de l'intervention (en cas d'incident ou de difficultés rencontrées) et/ou relatives à l'évolution du dossier (modification dans le comportement de la personne aidée ou dans son environnement),
o identifier et orienter les demandes : traiter les demandes des usagers, des aidants et des intervenants à domicile ;
- Mise en place et suivi de la planification sous la supervision de la responsable de secteur
o Traiter les aléas : les identifier, définir les priorités et gérer les absences des salariés,
o Garantir une transmission d'information auprès des usagers et des intervenants en cas de modification de planning,
o Mettre à jour le planning informatiquement,
o Signaler les difficultés de remplacement et les communiquer à la responsable de secteur
o Gérer les dossiers « mutuelles » : évaluation, planification et mise à jour du dossier client
o Vérifier la télégestion, gérer les anomalies
- Tâches administratives
o Réceptionner/envoyer, distribuer, classer et suivre le courrier,
o Constituer les dossiers administratifs des nouveaux clients,
o Préparer les documents nécessaires pour les VAD à l'attention de la responsable de secteur,
o Participer aux réunions et au fonctionnement du service,
o Enregistrer les heures d'intervention du personnel hors télégestion (feuilles de pointage des interventions, déplacements, .)
o Assurer la gestion des Equipement de Protection Individuelle et fournitures administratives (suivi des stocks, commandes et distribution),
o Gérer la flotte de téléphones mobiles (parc, maintenance, création des puces de télégestion.)
o Gérer la flotte de véhicules (révisions, réparations.)
o Participer à la mise en œuvre des projets et actions portés par le Service d'aide à domicile

- Comptabilité
o Vérifier les kilomètres courses des salariés pour les bénéficiaires, calcul des inter vacations

- Participation à la démarche qualité.
o Enregistrer les remontées et réclamations et les transmets à son N+1
o Réaliser les bilans à 1 mois

Profil recherché
Savoir :
- Connaitre l'organisation interne de la structure, de ses circuits d'information, et de son offre de services
- Connaître les limites des métiers d'intervention
- Connaître l'environnement institutionnel et les acteurs de terrain
- Connaitre la règlementation spécifique à la fonction publique territoriale en matière RH.

Savoir-Faire :
- Maîtriser l'outil bureautique et informatique
- Maîtriser les techniques de base de communication orale
- Appliquer les procédures en vigueur
- Transmettre et recevoir une information
- Planifier et et anticiper
- Respecter la confidentialité