Assistante de direction f/h

Informations générales Organisme de rattachement Hôpital Avicenne Référence APHP_2025-16371 Date de début de diffusion 02/06/2025 Date de parution 04/12/2025 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Intitulé du poste Assistante de direction F/H Description du poste Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient : o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions o Accueil physique des usagers et du personnel o Gestion des agendas et organisation des réunions o Prise de notes, comptes-rendus o Saisie et mise en forme de documents o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime) o Tri du courrier o Classement o Commandes de fournitures (logiciel NSI) o Plan d’équipement · Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité · Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction · Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU · Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note) · Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.) Missions ponctuelles · Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire · Appui ponctuel à la Direction de la communication Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital : • Missions quotidiennes o Gestion des agendas et organisations des réunions o Optimisation des agendas o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime) o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions o Accueil physique des usagers et personnels o Prise de notes o Saisie et mise en forme de documents o Tri du courrier o Classement o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI) • Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction • Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint • Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu). • Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.) • Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires • Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l’offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier • Réaliser une cartographie de l’offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier Descriptif du profil recherché Connaissances associées • Outils bureautiques et normes rédactionnelles • Gestions administratives • Méthodes de classement et d'archivage • Modalités d'accueil • Techniques de prise de notes • Techniques de numérisation • Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques) Prérequis souhaités • Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet) • Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière • Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée • Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)