Assistant administratif f/h

À propos de nous

L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.

Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.

Forte des 22 000 étudiants, 1 400 enseignants-chercheurs et chercheurs et 1100 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.

L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.

L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.

L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.


Mission

LE SERVICE ET L’ÉQUIPE

L’Université de Bretagne Occidentale (UBO) est gestionnaire d’un parc d’une superficie de plus de 280 000m2 répartis sur l’ensemble du territoire breton.

La Direction du Patrimoine gère et adapte de façon optimale le patrimoine universitaire pour donner à tous, étudiants, enseignants, chercheurs, personnels techniques et administratifs, les meilleures conditions de travail nécessaires à l'accomplissement de leurs missions, dans le respect des réglementations.

Constituée d’une équipe de 70 agents répartis au travers de 7 pôles fonctionnels, la Direction du Patrimoine intervient sur l’ensemble du patrimoine immobilier bâti et non bâti de l’UBO.

Rattaché sous l’autorité de la Responsable Administrative et Financière (RAF), l’assistant administratif F/H intégrera le Pôle Administratif constitué de 3 autres agents.

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?

Vous serez en charge de la gestion administrative courante des activités du Pôle Administratif de la Direction du Patrimoine.

Vos activités ?

- Vous assurez la saisie et la mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (principalement financière).

- Vous formalisez les commandes sur l’outil interne de comptabilité (SIFAC).

- Vous traitez et enregistrez les factures dans le respect du délai global de paiement.

- Vous réceptionnez et traitez les formulaires des Demandes d’Utilisation de Locaux (DUL).

- Vous réalisez le suivi des conventions (mise à disposition des surfaces ou location) et des contrats en lien avec les responsables des différents pôles de la Direction.

- Vous préparez les demandes de factures externes liées aux conventions d’utilisation des locaux

- Vous effectuez le suivi des commandes et facturation des fournitures de gaz spéciaux de laboratoires.

- Vous réalisez les bons de commandes annuels pour la fourniture de gaz spéciaux et réalisez les services faits

- Vous effectuez un suivi des contrôles techniques de la flotte automobile de la Direction et être le premier interlocuteur f/h du parc automobile UBO

- Vous participez à la tenue de l’accueil téléphonique de la Direction.

- Vous réceptionnez le courrier postal, l’enregistrez et le distribuez aux destinataires

- Vous réalisez l’ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriers, rapports), mise en forme, classement et archivage.


Profil

VOTRE PROFIL

Vous êtes issu(e) d’une formation Bac en gestion administrative et avez acquis une expérience réussie dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité.

Vous êtes à l’aise avec les outils de bureautique et maitrisez parfaitement Excel.

Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels (la connaissance du logiciel de comptabilité SIFAC n’est pas un prérequis exigé, une formation en interne est prévue).

Rigoureux(se), organisé(e), vous savez vous adapter et gérer vos priorités sous des délais contraints.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe tout en faisant preuve d’autonomie.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

•Intégrez une université innovante, internationale, qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe et dispose d’un campus numérique remarquable.

•Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.

•Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

•Passez à l’Ouest et bénéficiez d’un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur

Nos atouts :

•Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique

•Signataire de la charte de la parentalité

•Possibilité de travailler en 4,5 jours

•Possibilité de télétravailler à compter de 6 mois d’ancienneté (selon conditions)

•45 jours de congés annuels

•Accès au restaurant universitaire

•Prestations interministérielles d’action sociale : chèque CESU garde d’enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé

•Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs

•Loisirs et Culture : + 200 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…

Pour mieux nous connaître :

Découvrez notre vidéo de présentation de l’UBO

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INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Type de recrutement : par voie contractuelle

Type de contrat : CDD

Quotité de travail : 100%

Nombre de postes à pourvoir : 1

Durée de contrat : 11 mois (renouvelable)

Durée hebdomadaire temps de travail : 35h00

Date de début de contrat : 01/10/2025

Date de fin de contrat : 31/08/2026

Adresse de travail : Présidence – 3 rue Matthieu Gallou – 29 200 Brest

Intitulé Emploi-type UBO : Adjoint(e) en gestion administrative

Catégorie : C

Rémunération brute mensuelle : 1839,64€

Candidature : CV + Lettre de motivation + Questionnaire candidat (transmis automatiquement dans le mail d’accusé réception de votre candidature).

Mode d’étude des candidatures : au fil de l’eau par le Service Demandeur

Procédure de recrutement : sélection des candidatures sur dossier, entretien présentiel.

Toutes les candidatures seront étudiées avec intérêt.