Secrétaire administrative et pédagogique

Informations générales Organisme de rattachement Université de Limoges Référence 2026-2299427 Date de début de diffusion 05/06/2026 Date de parution 05/06/2026 Localisation Limoges Intitulé long de l'offre un·e secrétaire pour le département Gestion des Entreprises et des Administrations sur le site de Limoges Date limite de candidature 02/07/2026 Employeur Université ouverte source de réussites, l'université de Limoges Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Enseignement et Formation - Gestionnaire de scolarité Statut du poste Vacant Intitulé du poste Secrétaire administrative et pédagogique Descriptif de l'employeur Au cœur de l’Europe, l’Université de Limoges est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain. Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16 000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents. Site web à consulter : https://www.unilim.fr/ Descriptif du service Descriptif du service Secrétaire du département Gestion des Entreprises et des Administrations de Limoges Description du poste Vos missions Secrétariat pédagogique et administratif du département Accueil Communication Missions diverses Vos activités principales 1 - Secrétariat pédagogique : Assurer la gestion des étudiants : inscriptions administratives des étudiants dans APOGEE - PEGASE – contrôle et validation des pièces justificatives Suivre les absences des étudiants (département qui compte actuellement plus de 380 étudiants) Gérer les alternants dans AREXIS : saisie de tous les contrats BUT2 et BUT3 (plus de 100 contrats tous les ans) Suivre les contrats d’alternance tout au long de l’année (rupture, changement de maitre d’apprentissage…) : suivi et contrôle des listes d’émargement toutes les semaines pour tous les jours de présence à l’IUT Préparer tous les devoirs de BUT1, 2 et 3 : envoi des sujets des vacataires à l’impression, répartition des sujets par groupe, affichage des plans de salles, vérification des absences et organisation des rattrapages Saisir administrativement les demandes de remboursement des frais de scolarité Saisir les notes des vacataires dans l’applicatif SIGNATURES et préparer les pré-jurys avec un enseignant Organiser et préparer les soutenances des étudiants et alternants avec le responsable des stages : préparation des dossiers de soutenance, classement des documents, calcul des notes et saisie dans SIGNATURES Organiser les rattrapages en collaboration avec les enseignants Etablir et mettre à jour les conventions de stage BUT1, 2 et 3 dans l’applicatif AREXIS Organiser administrativement les immersions des étudiants Suivre des anciennes cohortes et promotions d’étudiants avec le chef de département Effectuer les changements d’emploi du temps en cas d’absence du directeur des études dans le logiciel ADE 2 - Secrétariat administratif : Gérer et traiter le courrier « arrivée et départ » ainsi que le courriel Saisir les courriers du département Préparer et assister aux réunions administratives et pédagogiques du département : envoi des invitations, ordre du jour, préparation matérielle, rédaction des comptes-rendus des conseils pédagogiques et des conseils de perfectionnement, diffusion et archivage Préparer et archiver les dossiers administratifs Gérer les agendas du chef de département 3 - Accueil : Assurer l’accueil téléphonique des départements : gérer les appels et en assurer la continuité Accueillir, informer et orienter les visiteurs Participer aux Journées Portes Ouvertes de l’établissement 4 - Communication : Faire remonter les informations vers les services supports de l’IUT Mettre en page et tenir les calendriers annuels des départements Transmettre et afficher les offres d’emplois, de stages et d’alternance 5 - Missions Diverses : Gérer les prêts d’ordinateurs Gérer les alertes incendie Assurer la gestion des clefs Descriptif du profil recherché Compétences opérationnelles Sens de l’organisation et de l’anticipation Sens de l’autonomie et du travail en équipe Savoir hiérarchiser le degré d’urgence des missions Rigueur et fiabilité Compétences comportementales Capacité d’adaptation Sens du relationnel Discrétion et confidentialité Connaissances Connaissance de l’organisation du système universitaire Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Université de Limoges et de l’IUT du Limousin Bonne connaissance de l’offre de formation de l’IUT et des départements en particulier Niveau confirmé pour l’outil bureautique : pack office, publipostage Être à l’aise dans l’utilisation des logiciels métiers (SIFAC, APOGEE, PEGASE, ADE, SAGHE, AREXIS, E-Candidat, CAP SUP et Parcoursup en consultation) Maîtrise de l’orthographe Temps plein Oui Rémunération contractuels (en € brut/an) Selon le profil Informations complémentaires Informations complémentaires Nos avantages · Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 75% · Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) · Participation Mutuelle · Restauration collective sur le campus universitaire · Accompagnement des agents pour leur développement professionnel et préparation aux concours de la fonction publique · Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents · Aides et prestations sociales Comment candidater ? Votre dossier doit impérativement comprendre : · lettre de motivation · curriculum vitae détaillé · copie du diplôme le plus élevé Ce dossier est à envoyer à : drh-recrutement-biatss@unilim.fr AUCUN DOSSIER INCOMPLET NE SERA ÉTUDIÉ Télétravail possible Non Management Non Localisation du poste Europe, France, Nouvelle Aquitaine, Haute Vienne (87) Géolocalisation du poste 39E Rue Camille Guérin, 87000 Limoges Lieu d'affectation (sans géolocalisation) LIMOGES Critères candidat Niveau d'expérience min. requis Débutant Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) drh-recrutement-biatss@unilim.fr