INFORMATIONS GÉNÉRALES
Le ou la chargé-e de production et d'administration assure le suivi des financements publics, la gestion administrative et financière de la structure, ainsi que la coordination des relations avec les partenaires institutionnels. Elle ou il veille à la bonne circulation de l'information et au pilotage des outils de gestion, en lien avec la référente administrative.
MISSIONS ET ACTIVITÉS
1. Financements et subventions publics
- Montage et suivi des demandes de subvention publique (FDVA, FONPEPS, CPAM, conseils départementaux, communes)
- Élaboration et suivi des budgets prévisionnels
- Envoi des courriers aux mairies et partenaires publics
- Rédaction des cartes de remerciement à destination des financeurs publics
2. Gestion administrative
- Facturation : établissement, suivi et relance des factures
- Transmission des factures à payer à la trésorière
- Rédaction et envoi des devis
- Suivi des notes de frais
- Gestion des tickets et frais CB
- Classement et archivage des pièces comptables
- Suivi et pointage bancaire en lien avec la trésorière
- Suivi et pointage SumUp et HelloAsso
- Suivi et mise à jour des tableurs de pilotage
3. Gestion des conventions et partenariats
- Rédaction, envoi et recueil des signatures de conventions
- Relation et suivi avec les établissements partenaires
- Mise à jour des fiches contacts des établissements partenaires
- Prise de rendez-vous et gestion des mails avec les partenaires
4. Vie associative
- Lien avec le réseau FFACH
- Rédaction et envoi des convocations pour les Assemblées Générales
- Préparation des feuilles d'émargement pour le CA et l'AG
- Gestion des réservations de salles auprès des municipalités
- Mise à jour et suivi des adhésions
5. Communication et graphisme
- Conception de plaquettes et supports de communication
- Réalisation de divers graphismes (affiches, visuels, etc.)
- Création et envoi de cartes (voeux, remerciement, etc..)
- Rédaction et diffusion de la newsletter trimestrielle
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (tableurs, traitement de texte)
- Connaissance des dispositifs de financement public du secteur associatif (FDVA, FONPEPS, CPAM.)
- Capacités rédactionnelles (courriers, conventions, devis)
- Maîtrise des outils de paiement et de collecte (SumUp, HelloAsso)
- Notion en graphisme et communication visuelle (plaquettes, newsletters)
- Connaissance du milieu culturel et/ou associatif apprécié
Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie et prise d'initiative
- Sens du relationnel et diplomatie, travail en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
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