Vous travaillez comme ASSISTANT/E COORDINATEUR/TRICE DE LA DIRECTION DE LA COMMUNICATION ET DU PROTOCOLE.
Vous serez en charge d'assurer la gestion administrative de la Direction de la Communication et du Protocole :
- accueillir et renseigner le public (physique et téléphonique)
- assurer la veille et la gestion de deux boites aux lettres fonctionnelles de la direction
- organiser et gérer le classement des dossiers
- réceptionner et traiter les demandes de reprographie
- réceptionner et traiter les demandes de lots
- suivre le planning de réalisation, de la prise de la demande jusqu'à la réception des documents dans les services (gestion de fiche de communication, relance des services, suivi de la mise en validation aux dates indiquées, suivi de tableau de bord)
- envoyer les invitations presse et gérer les relances presse
- assister la directrice de la communication dans la planification de la couverture photo
- participer à la réalisation de la revue de presse, la diffuser, l'archiver
- rédiger des courriers
- organiser des réunions (agenda, organisation matérielle, etc...)
- rédiger des comptes rendus de réunion
Vous serez également chargé/e d'effectuer la gestion financière de la Direction :
- réaliser les bons de commande de la Direction
- assurer le suivi du budget et des fournisseurs (devis, commande, facture) et contrôler les dépassements en collaboration avec le service des marchés publics, en lien avec le service comptabilité et le service commande publique
- suivi des échéances de marchés publics
- participer à l'élaboration du budget de la direction
Vous assurerez également la rédaction et le suivi des actes administratifs et des délibérations :
- rédiger des délibérations et des actes administratifs réglementaires (arrêtés, décisions...)
- mobiliser les logiciels dédiés
- organiser le suivi administratif des délibérations et des actes réglementaires
Profil recherché :
- savoir utiliser les logiciels de comptabilité et de rédaction des actes administratifs réglementaires de la collectivité
- posséder des connaissances de base en comptabilité et commande publique
- posséder des connaissances de base dans le domaine juridique
- posséder des connaissance de base en règles protocolaires
- maîtriser les techniques de secrétariat (rédaction d'un courrier, d'un compte rendu...)
- connaître les règles de l'expression orale et écrite
- avoir des notions d'organisation et de gestion du temps
- savoir s'adapter aux situations d'urgence
- connaître le fonctionnement des services de la collectivité
Savoir-faire : accueillir du public / s'exprimer de façon claire et concise / maîtriser l'outil bureautique / collecter et organiser des informations et les présenter sous forme de document de synthèse / savoir justifier, anticiper et régulariser des dépenses budgétaires / déceler les éventuelles erreurs d'un dossier
Savoir-être : faire preuve d'aisance relationnelle / faire preuve de discrétion / respecter la confidentialité / faire preuve de diplomatie, de rigueur, d'organisation et de disponibilité
Environnement de travail : travail de bureau / disponibilité en fonction des obligations du service / contacts réguliers avec le public interne et externe à la mairie / respect des obligations de discrétion et de confidentialité / station assise prolongée / travail sur outil bureautique
Le contrat est susceptible de se prolonger.
La rémunération est basée sur la grille indiciaire de la fonction publique
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