Agent administratif – vie citoyenne - saint apollinaire

Vos missions en quelques mots Le service de l’Administration Générale recherche un agent administratif pour la gestion de l’état-civil, les affaires funéraires, les élections, le recensement ainsi que l’accueil du public. Au sein d’une équipe de 3 personnes, il contribue à l’image de marque de la Mairie en assurant au mieux les fonctions de gestion administrative et de ressources. Mission 1 : Gestion de l’état-civil et de dossiers particuliers : - Instruire les dossiers, établir les actes et les mettre à jour : reconnaissance prénatale, naissance, baptême, mariage, PACS, changement de prénom et nom, décès, transcriptions, mentions marginales… - Tenir les registres officiels, - Traiter les recours avec le tribunal, - Délivrer des duplicatas de livret de famille ou les mettre à jour, - Établir les certificats divers : de domicile - de vie - bonnes mœurs - Fournitures administratives : recenser les prévisions budgétaires des services, consultations à lancer, validation des commandes des services et suivi des factures, - Courrier : affranchir le courrier de tous les services. - Instruction des demandes d’attestation d’accueil Mission 2 : Tenue des listes électorales et organisation des scrutins : - Gérer les inscriptions et les radiations, les modifications en lien avec la commission électorale et l’INSEE, - Organiser la tenue des bureaux de vote et le suivi des scrutins, - Organiser la mise sous pli de la propagande électorale municipale et départementale (pour l’ensemble du canton de St Apollinaire), - Établir et envoyer les cartes électorales, - Préparer le découpage électoral. Mission 3 : Funéraire : - Gestion des concessions : achat, renouvellement, disponibilité… - Gérer les inhumations – exhumations – rétrocessions – conversions, - Suivi des demandes de travaux et des relèves temporaires et perpétuelles, Mission 4 : Organisation du recensement démographique : - Coordonner les agents recenseurs, - Organiser le découpage des districts, - Centraliser et vérifier les données en liaison avec l’INSEE, - Jurés d’assises : établir la liste préparatoire annuelle de la commune et du canton, en relation avec le TGI et les communes du canton. Mission 5 : Gestion de l’accueil téléphonique : - Assurer l’accueil téléphonique du public, - Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter vers les différents services municipaux, - Assurer l’accueil physique du public dès que nécessaire. Profil recherché Savoirs : • Bonne connaissance de l’environnement territorial, • Connaissance des structures et services partenaires, • Maîtrise des logiciels bureautiques. Savoirs faire : • Organiser son travail et être autonome, • Savoir rendre compte de son activité, • Travailler en équipe et en transversalité, • Respecter le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle. Ressources comportementales : • Sens du service public, de l’accueil et du respect de l’usager, • Adaptation, polyvalence, disponibilité, anticipation, discrétion, rigueur, fiabilité, • Capacités d’écoute et relationnelles, • Techniques de communication, • Sens de l’organisation, • Créativité et autonomie, • Force de proposition, • Capacité à trouver des solutions et scénarios d’amélioration. • Expérience sur des missions de bureautique obligatoire ou expérience sur un poste similaire.