Adjoint en gestion administrative f.h

À propos de nous

L’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites stéphanois, l’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts, un département d’études politiques et territoriales, une école d’Economie, une école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.


Mission

POSITIONNEMENT

Le poste est placé sous la responsabilité du Médecin Directrice Service de Santé Etudiante dans une équipe de 10 personnes dont 3 médecins, 3 psychologues, 1 infirmière, 1 assistante sociale, 2 secrétaires.

MISSIONS

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES PRINCIPALES

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

- Retranscrire des informations orales à l’écrit

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et

Externes

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Classer et archiver des documents

- Assurer l’administration du logiciel métier dans le service

- Assurer la production des statistiques nécessaires pour l’élaboration du rapport d’activité


Profil

Connaissances

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d’élaboration de documents

- Techniques d’accueil téléphonique et physique

- Culture internet

- Techniques de communication

Compétences opérationnelles

- Accueillir et prendre des messages

- Accueillir les populations concernées

- Enregistrer et classer les documents

- Rédiger des rapports ou des documents

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

- Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales

- Sens de l’organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Nécessité d’une plus grande polyvalence