Nous recherchons pour notre client, structure de travaux publics familiale basée à Mions, un Assistant de direction H/F en CDI pour un recrutement à pourvoir au plus tôt.
Notre client est une entreprise de travaux publics intégrée à un groupe reconnu et qui intervient sur des chantiers variés (terrassement, VRD, démolition, désamiantage…).
Missions principales :
Accueil et Traitement du courrier
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques,
- Assurer la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, …),
- Déposer le courrier à la poste,
- Assurer la sauvegarde informatique.
Administratif
- Rédiger des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, …)
- Assurer la constitution des dossiers administratifs, techniques et chantier,
- Établir les demandes de cautions bancaires,
- Ouvrir les chantiers sur le progiciel,
- Gérer l'envoi et la réception des enquêtes de satisfaction et des certificats de capacité,
- Établir les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers et courriers.
Secrétariat Technique
- Établir les DICT / Arrêté et s'assure des retours,
- Mettre en forme les PPSPS, les Plan de Retrait Amiante, les modes opératoires, les DOE et établir les courriers d'envoi,
- Gérer les déclarations de sinistre,
- Déclarer à l'assureur les véhicules ou engins qui doivent être assurés,
- Gérer les dossiers des véhicules et matériels, création, mise à jour, archivage,
- Gérer le suivi des données contenues dans les cartes chronotachygraphe (déchargement carte conducteur, suivi des infractions, établissement des attestations de non conduite…).
Appels d'offres
- Élaborer le dossier de candidature, assurer la mise à jour régulière des documents sortants liés au dossier de candidature (dossier de présentation de l'entreprise, tableau de références…),
- Analyser le tableau de prise d'affaires avec une personne des études pour la préparation des dossiers à venir,
- Participer à la gestion de l'offre : mise en forme DQE, DPGF, AE, vérification des pièces demandées, assiste le Directeur ou bureau d'études pour finaliser le dossier.
- Transmettre et classer des dossiers.
Missions liées à l'activité de désamiantage
- Mettre en forme et envoyer des plans de retrait amiante et modes opératoires,
- Assurer le suivi administratif des dossiers,
- Établir les demandes de stratégies d'échantillonnage,
- Gérer les analyses amiante,
- Gérer les bordereaux de suivi déchets amiante (assurer le courrier d'envoi au maitre d'ouvrage et la saisie dans le registre des déchets),
- Collecter des demandes de CAP pour classement,
- Gérer le stock « carnets déblais » (approvisionnement, inventaire et saisi des tickets),
- Mettre à jour la liste des numéros de téléphone,
- Assurer l'approvisionnement en fournitures diverses et en carburant.
Nous recherchons un candidat justifiant d'une première expérience réussie dans une entreprise de travaux publics (idéalement). Sinon, l'univers technique du bâtiment sera également appréciée. Vous justifiez d'une expérience réussie en Assistanat de direction. Il est impératif que vous ayez déjà traité des appels d'offres.
Vous souhaitez rejoindre une entreprise à taille humaine et vous projeter sur un projet long terme.
Vous faites preuve de fiabilité et de sérieux. Vous justifiez d'un bon relationnel.
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