Rattaché(e) à la Direction Technique, en sa qualité d'Assistant administratif, les attributions seront notamment les suivantes : - Au quotidien/ traitement des demandes magasin - Traitement quotidien des demandes magasin / pré-demandes - Vérification auprès des directeurs magasin et de la Directrice Technique de la fiabilité la demande (description de la panne) - Transformation de la pré-demande en demande d'intervention - Envoi de la demande d'intervention (DI) au prestataire - faire faire plusieurs devis si montant important - A J1, vérification de l'état d'avancement de la DI dans GDM - A J2, vérification de l'intervention auprès du directeur - A J1, vérification de la réception du devis par email - Transmission du devis auprès du service technique - Enregistrement du devis contresigné dans GDM - Transmission du bon pour d'accord au prestataire via GDM - Demande auprès du prestataire de la date d'intervention via GDM - Relance des demandes en attente de devis, de date d'intervention, de facture auprès des prestataires via GDM deux fois par semaine - Rapprochement entre le devis et la facture. Si facture ok et DI clôturée, enregistrement de la facture - Enregistrement en PDF renommé du double de facturation dans un dossier commun pour partage avec le service comptabilité 2.Gestion du préventif et du réglementaire (froid, sécurité incendie) - Saisie dans GDM des plannings de nettoyage des meubles froids, donnés par ACR mensuellement - Transmission aux DM et MR des dates d'intervention à S1 - Constitution du dossier de suivi du nettoyage par magasin (certification de réalisation) - Vérification de la bonne exécution de la prestation. Report si nécessaire - Démarche identique pour les portes automatiques et les montes charges sauf concernant la planification 3.Q18 - vérifications réglementaires périodiques électriques - Suivi des alertes Quali Consult - Edition, sur Quali Consult, de 3 rapports : - - Rapport de vérification périodique des installations électriques / code du travail - Rapport technique - Q18 - Envoi de ces rapports aux prestataires (électricien/ascensoriste/froid/matériel de manutention/gaz) pour les levées de réserves et saisie de la demande dans GDM - Transmission aux magasins des jours d'intervention - Suivi dans GDM comme pour les demandes d'intervention magasin (cf point 1) - Enregistrement dans le dossier (G technique) de toutes les pièces - Information du DM/MR/DR d'une prochaine commission de sécurité - Information des différents services concernés par la commission de sécurité (formation, exploitation, Antoine) - et récupération des documents (ex : formation) - Constitution du dossier administratif et classement des pièces dans le G technique - - Rapports de vérification - Factures et/ou certificats, contrats concernant extincteur, RIA, alarme incendie, DAE, désenfumage, - issues de secours, éclairage de sécurité, plan magasin signalétiques d'évacuation et d'information (ex TGBT) - Vérification auprès du DM de la présence du registre de sécurité - Constitution d'un dossier papier de ces éléments pour remise au magasin concerné Même démarche à la suite de la visite de l'inspection du travail, CRAMIF ou demande d'un syndic/copropriété. - Autorisations administratives - Plans - Contrats - Commissions - Données prestataires - Répartitions 6.Suivi des indicateurs - Mise en place de tableau de bord de suivi de l'activité via GDM - Pannes récurrentes par magasin - Réactivité des prestataires - Vérification de l'application du contrat cadre - Suivi des sinistres - Clôture des demandes D'une manière générale, le Salarié sera chargé de l'ensemble des travaux d'ordre administratif qui seraient rendus nécessaires par les besoins du service.
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