Gestionnaire de formation - qualiopi h/f

Rattaché(e) à la responsable du service formation, vous missions sont les suivantes :

A. Annonce des formations :

Réception et planification :

* Réception du planning des formations le 15 de chaque mois pour le mois suivant par le Responsable Hôtellerie de Santé
* Point mensuel avec le Responsable pour préciser les actions à mener.

Communication :

* Création et envoi des courriers d'annonce de formation aux clients via la boîte mail du service formation.
* Archivage des courriers d'annonce dans les dossiers appropriés.

B. Rapports de formation :

* Réception et traitement des rapports de formation des formateurs.
* Extraction des informations des stagiaires et création des courriers de rapport de formation.
* Envoi des rapports aux clients et archivage des courriers.
* Scanner et archiver les rapports de formation, fichiers stagiaires, protocoles, feuilles de présence, etc.

C. Préparation et logistique pour les formations encadrement :

* Récupération des listings des participants et préparation des convocations nominatives.
* Envoi des convocations et gestion de la logistique (salle, matériel...)

D. Suivi administratif :

Gestion des documents :

* Centralisation du recueil des besoins auprès de RRH et des Responsables Formation.
* Création et envoi des conventions de formation (collecte du nombre de personnes, nom des sites, dates...)
* Mise à jour et gestion des fichiers stagiaires (noms, date de naissance, horaire de travail…)

Facturation et suivi des paiements

* Suivi mensuel des réalisations pour la facturation par entité (ESPS, ERHS, SES, DBG).
* Coordination avec le service comptabilité pour la génération et l'envoi des factures.

Prise en charge AKTO :

* Dépôt des certificats de réalisation, feuilles de présence et factures sur la plateforme AKTO.
* Archivage des factures et des feuilles de présence.
* Suivi des paiements et rapprochement des dossiers de paiement.

Suivi des indicateurs :

* Reporting sur la base des indicateurs attendus

E. Gestion des supports et livrables de formation :

Stock et commandes et /ou impression, préparation :

* Gestion du stock des livrets de formation, commande et suivi de la facturation.
* Préparation et impression des dossiers de formation en relation avec les formateurs

Profil :

Formation :

* Bac +2 à Bac +3 en Ressources Humaines

Expérience professionnelle :

* 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire dans le secteur de la formation professionnelle, idéalement dans un organisme de formation.
* Expérience avec les plateformes de déclaration de formation (comme Akto), maîtrise des procédures Qualiopi, gestion de la facturation et des paiements.

Compétences techniques :

* Excellence maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
* Connaissance des bases de données.
* Excellentes compétences en communication écrite et orale.
* Bonne maîtrise de Qualiopi

Qualités personnelles :

* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
* Attention aux détails et précision dans le travail administratif.
* Capacité à travailler de manière autonome.
* Capacité à collaborer efficacement avec différents services et partenaires.

Rémunération : 30 k€ - Agent de Maîtrise