Assistant(e) de direction a la direction des soins (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Définition du poste
L'assistant(e) de Direction accompagne le coordonnateur général des soins afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité
Interface des directions fonctionnelles et administratives ainsi que de l'encadrement paramédical
Prise en charge et suivi de dossiers spécifiques
Activités principales
Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes
Suivi et maj de documents internes (organigramme DSS, maj de listes de distribution dans la messagerie interne...)
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Accueil physique
Tenue de l'agenda : prise des rdv, planification des réunions institutionnelles, régulières ou ponctuelles
Préparation et suivi de dossiers
Reproduction de documents
Classement et archivage
Activités spécifiques
Travail en collaboration avec le coordonnateur général des soins
Calendriers des différentes réunions (CSIRMT, Cadres de santé, cadres sup. Commission des Usagers du GHT)
Participation aux instances rattachées à la Direction des Soins pour en assurer le secrétariat (ordre du jour, convocations, création de diaporamas, prise de note et rédaction des comptes rendus)
Gestion des demandes de stages (métiers paramédicaux) des étudiants extérieurs (aux HDL en lien avec les étudiants, établissements d'enseignement, les cadres supérieurs de santé et les cadres de santé, la référente IFSI, IFAS des HDL
Gestion des demandes de stages spécifiques (dans le cadre de la validation de diplômes étrangers, stage en soins infirmiers des étudiants de médecine entrant en 2è année)
Elaboration et suivi des plannings de la permanence de soins de l'encadrement
Maj du RoR en lien avec les cadres supérieurs de santé
Maj des fiches de postes en lien avec les cadres supérieurs de santé et le service Qualité
Gestion iGestor pour les personnels rattachés au Coordonnateur Général des Soins
Saisie des protocoles de coopération sur la plateforme démarches simplifiées
Participation à l'organisation et au suivi des élections de la CSIRMT tous les 4 ans
Autres activités spécifiques
Relayer le secrétariat de la DRH en cas d'absence
Relations fonctionnelles
Cadres sup de santé, cadres de santé, direction fonctionnelles, ensemble des services administratifs, personnels paramédicaux, médecins, infirmières de la Cellule gestion des lits, direction de la Qualité
Conditions de travail
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h/13h30 -17h poste à temps plein
Contrainte des congés annuels en lien avec le Secrétariat de la DRH

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises et formations nécessaires
Maîtrise des outils bureautiques et notamment Word, Excel, Outlook et Power-point
Utilisation des logiciels de gestion RH (SIH et iGestor) et maîtrise de l'intranet
Accueillir les différents publics (personnels, directeurs, médecins, usagers, ...)
Capacités rédactionnelles
Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais
Utilisation des procédures, directives et protocoles mis en place dans l'établissement
Synthétiser et prioriser les informations pour transmissions au Coordonnateur général des soins
Savoir être
Discrétion, confidentialité
Rigueur et organisation
Esprit d'équipe, sens de l'écoute
Capacité d'adaptation, réactivité et autonomie
Esprit d'initiative