Nous recrutons un(e) Assistant(e) Gestionnaire Syndic en CDD pour une durée de 6 mois à Montpellier.
Osez mettre vos qualités à disposition du Gestionnaire de Copropriétés : votre excellente organisation personnelle, votre sens du service et votre sens de l'écoute !
Basé au siège à Montpellier, vous participerez à la coordination des services quotidiens dus aux résidents, propriétaires et locataires. Vous formerez un véritable binôme avec votre Manager afin de veiller au respect du règlement d’un ensemble immobilier.
A retenir : Vous ne serez pas en charge des missions relatives aux contentieux et aux sinistres, celles-ci étant gérées par des services dédiés.
Rattaché(e) au Gestionnaire de copropriétés, vos missions principales sont les suivantes :
* Gérer les plannings des conseils syndicaux et des assemblées générales en relation avec les Présidents des conseils syndicaux
* Convoquer les conseils syndicaux et des assemblées générales
* Saisir des comptes rendus des CS – Envoi aux membres du CS
* Gérer l’envoi des PV AG aux copropriétaires
* Gérer les différents agendas
* Rédiger le courrier et les notes de service
* Accueillir la clientèle au téléphone et en nos bureaux
* Gérer des interventions en l’absence du gestionnaire
* Enregistrer des contrats de chaque copropriété
* Procéder à l’immatriculation des copropriétés et au suivi des fiches
* Tenir le carnet d’entretien des copropriétés
* Alimenter la GED des copropriétés du portefeuille géré
* Mettre à jour du registre des mandats
* Etre Présent aux Assemblées Générales afin de réaliser les PV si nécessaire
* Suivre sur le plan administratif des procédures et des modifications des règlements de copropriétés
* Déclarer les facturations à réaliser pour le compte du cabinet
* Gérer les relations avec les notaires pour les états datés et les ventes
* Réaliser les demandes auprès des copropriétaires en pré-contentieux (de la mise en demeure à l’information de lancement de la procédure en recouvrement des charges)
* Archiver et classer tous les documents et courriers concernant le portefeuille de copropriétés gérées
* Remplacer ponctuellement le poste d’accueil si nécessaire
* Enregistrer les nouvelles copropriétés (création, saisie des lots et copropriétaires)
* Informer les fournisseurs en cas de reprise de copropriétés
* Préparer les dossiers de prêtes collectives copropriétés
* Saisir les RIB fournisseurs
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