Gestionnaire administrative/-if f/h

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À propos de nous

L’Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Paris (ENSCP/Chimie ParisTech) est un établissement-composante de l’Université de Paris Sciences et Lettres (PSL).

L’établissement est un EPSCP placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation qui a pour missions la formation (plus de 500 étudiants – élèves ingénieurs, master et doctorants) et la recherche. L’établissement héberge 3 laboratoires / équipes de recherche en co-tutelle avec le CNRS dont deux sur le site parisien et environ 350 agents permanents et non permanents.

L’établissement a accédé aux Responsabilités et Compétences Elargies depuis le 1er janvier 2011. Depuis, les comptes de l'établissement sont entrés dans un processus de certification annuelle et les comptes financiers de l’établissement ont été certifiés.

Le budget de l’Etablissement est d’environ 22 millions d’euros dont environ 10 millions d’euros de budget masse salariale (8 millions au titre de la subvention de l’Etat et 2 millions d’euros au titre des ressources propres).

Enfin, l’ENSCP emploie plus de 150 personnes environ : enseignants-chercheurs, enseignants, doctorants, post-doctorants et des vacataires d’enseignement et des personnels des services supports et soutien.

Mission


* Appui au Directeur français de Chimie Pékin
* Gérer des missions des Directeurs (Directeur, Directeur-adjoint) ;
* Organiser les réunions de pilotages du Consortium ;
* Gérer les séjours courts en mobilité en France des étudiants de Chimie Pékin ;
* Interagir avec les assistant(e)s administratifs(-ives) francophones à Chimie Pékin (BUCT).
* Assistance aux dossiers RH des personnels en contrat avec Chimie Pékin
* Réaliser et mettre en œuvre le contrat du Directeur, et du Directeur-adjoint français à Pékin, et des contrats de professeurs agrégés séniors (jusqu’à 3 professeurs) ;
* Réaliser des dossiers RH des professeurs agrégés juniors (jusqu’à 3 professeurs) et des professeurs français de FLE (jusqu’à 5 professeurs) si vacations (établissement d’un fichier des heures complémentaires à payer, suivi dans tableur, contrôle des BS) ;
* Contrôler le journal de paie des personnels Chimie ParisTech-PSL à Chimie Pékin (jusqu’à 6 personnes avec le/la gestionnaire) ;
* Préparer les dossiers RH des intervenants pédagogiques Chimie ParisTech-PSL (établissement d’un fichier si heures complémentaires à payer, suivi dans tableur, contrôle des BS) ;
* Contrôler les BS (suivi des changements d’indice).
* Gestion financière
* Suivre le remboursement des dépenses sur la plateforme BdC, des services faits ;
* Mettre à jour le suivi dans les tableaux des dépenses de fonctionnement ;
* Préparer du budget prévisionnel annuel ;
* Créer les profils « agents » / fournisseurs dans le logiciel SIFAC ;
* Facturer BUCT selon accord financier signé entre BUCT et le Consortium ;
* Facturer les partenaires industriels qui soutiennent Chimie Pékin ;
* Appeler les cotisation annuelles des 5 écoles du Consortium,
* Établir des BdC pour dépenses annuelles des Coordonnateurs du Consortium, services faits, gestion et suivi dans tableur,
* Établir des BdC pour paiement des interventions pédagogiques (Flying profs), services faits, gestion et suivi dans tableur,
* Suivre les dépenses de fonctionnement, masse salariale, et investissement ;
* Missions et déplacements
* Préparer les OM annuels des personnels Chimie ParisTech-PSL) à Chimie Pékin ;
* Préparer les OM mensuels et états liquidatifs, avance et solde des perdiems en septembre et janvier ;
* Préparer les OM des missions courtes d’enseignement et de direction ;
* Gérer la réalisation d’avances de frais de mission, règlement du solde en retour de mission ;
* Gérer la relation avec l’agence de voyage du marché ;
* Gérer les frais liés à la mission ;
* Suivre les missions des flying professors à Pékin (documents administratifs, visas, le cas échéant, frais engagés et refacturation).

Profil

Savoir

Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;

Notions de base en gestion budgétaire et comptable ;

Rechercher l’information, la vérifier, et la classer ;

Savoir-faire

Autonomie dans la planification et la gestion des tâches ;

Travailler en collaboration avec des interlocuteurs externes/ internes ;

Informer et rendre compte ;

Utiliser les logiciels de bureautique ;

Utiliser les logiciels de gestion (SIFAC) ;

Capacités rédactionnelles.

Savoir-être

Sens relationnel ;

Sens de la communication ;

Discrétion ;

Rigueur.

Référence de l'offre : jz805ig1ln


Seniority level

* Seniority level

Entry level


Employment type

* Employment type

Contract


Job function

* Job function

Administrative
* Industries

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