Assistant de service H/F
En tant qu'Assistant.e de service, vos missions sont les suivantes :Secrétariat « Qualité urbaine » d'une part et « conduite de Projet» (pour 3 chefs de projet) uniquement) d'autre part : Tenue et gestion de l'agenda et de l'emploi du temps des chefs de service ou de projetOrganisation et préparation matérielle des rendez-vous et réunionsAccueil téléphonique et physiqueGestion du courrier :Suivi, enregistrement sur logiciel Postman, frappe, suivi des réponses, relance des courriers en retardRédaction des courriers et compte rendusClassement et archivage des courriersRenseignement du fichier Excel courriers « départ » (date visa directeur)Assistance documentaireArchivage des dossiers (opérations, revues de projets)Gestion du tableau «Qualité urbaine» : dossiers revue de projets et base de données du chef de service «Qualité urbaine»Suivi des ordres de missionsTravail en binôme avec une autre assistante du service en cas d'absence de cette dernière pour les urgencesSuppléance en cas d'absence de l'agent en charge du courrier et de l'accueil téléphonique de la direction, ponctuellement et par roulement avec les autres assistantes du service. Enregistrement dans Postman du courrier de la direction, avec affectations par service, reprographie et diffusion de l'information
Profil :
Vous disposez d'une formation en assistanat et d'une expérience dans le domaine.Connaissances :Connaissance de l'organisation et des compétences de la collectivitéBonne maîtrise de la langue française et qualités rédactionnellesMaîtrise des outils de bureautique Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Libre OfficeSavoir-faire et aptitudes :Capacité d'écoute et aptitude à la communicationAisance et qualités relationnellesSens de l'organisation et esprit d'initiativeAutonomieRigueur méthode, et discrétionSens du travail en équipe
Poste en CDI
Experience: Expérience exigée
Secteur d'activité: Administration publique générale
NANTES METROPOLE
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