Agent(e) d'accueil polyvalent(e) h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Agent(e) d'accueil polyvalent(e) H/F

Contrat

Titulaire

Description de la mission

La Direction Développement de la Technopole Sophia Antipolis de la Communauté d'Agglomération Sophia Antipolis recherche un(e) agent(e) d'accueil et d'information polyvalent(e) :

Vous aurez en charge, en en tant qu’ agent(e) d’accueil polyvalent(e), l’appui de l’équipe en place sur l’accueil des usagers et partenaires extérieurs, au sein d’un nouveau bâtiment innovant, dénommé « ALPHA », opéré par la collectivité. Auprès d’un public varié dans un environnement professionnel, dynamique et exigeant.

Sous la responsabilité du directeur et en lien avec les équipes en charge de l'exploitation du bâtiment, en complément d’une autre personne également mobilisée sur des fonctions d’accueil, vous devrez, en particulier, assurer les tâches suivantes au travers d’un accueil de qualité, humain et professionnel, en lien avec l’ensemble des services du bâtiment :


1- Accueil physique des usagers et visiteurs
- Point de contact principal des hébergés et des visiteurs
- Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs, partenaires, chercheurs, entrepreneurs…
- Gérer les flux d’entrée dans un bâtiment multi-activités (bureaux, espaces communs, restauration)
- Contrôle d’accès : gestion des badges d’accès, gestion des droits, enrôlement des badges
- Maintenir une présence active à l’espace d’accueil
- Assurer l'accueil physique au sein du bâtiment Alpha
- Accueil de délégations
- Fonction d’accueil sur des évènements
- Participation à l'organisation des événements et animations organisés sur ALPHA
- Gestion des livraisons, plis, colis, accueil des coursiers et des livraisons
- Gestion des navettes internes de courriers et parapheurs

2- Accueil téléphonique et gestion des demandes
- Gestion de l’accueil téléphonique
- Fournir des renseignements de premier niveau sur les services proposés, les entreprises présentes, les événements en cours
- Gestion des agendas, réservation des salles de réunions et des événements :
- Support et coordination de l'animation des espaces communs, récupération et suivi des demandes


3- Tâches administratives et logistiques liées à l’accueil
- Facturation et contrôle du coworking
- Gestion des lieux et disponibilités coworking,
- Tenue de l’agenda des espaces mutualisés
- Participation à la signalétique et à la bonne information des usagers
- Appui à l’organisation d’événements internes ou externes
- états des lieux entrée/sortie avec les entreprises, remontées et/ou traitement des incidents avec les services de la Casa ou Syndic concernés, identification des besoins des hébergés
- Relations avec prestataire sécurité et ménages
- Gestion des badges
- Vérification de la bonne tenue des espaces mutualisés
- Suivi et contrôle de l’utilisation des parkings
- Pédagogie et information sur les usages du bâtiment
- Gestion des mails entrants
- Encaissement de régie pour le coworking et locations d’espaces
- Logiciel SAAS OFFICE

Profil

- Diplôme de niveau CAP/BEP à Bac+2 dans les domaines de l’accueil, des services ou de l’administratif
- Expérience dans un poste similaire ou dans un environnement multi-publics appréciée
- Permis B indispensable
- Bon niveau et aisance à l’oral en anglais indispensables

Compétences techniques :

- Excellente présentation et aisance relationnelle
- Bonne expression orale et écrite
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Internet, teams, plateformes de type Slack)
- Sens de l'organisation, autonomie et réactivité
- Capacité à travailler dans un environnement professionnel dynamique et évolutif

Qualités personnelles :

- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
- Réactivité, capacité à gérer les imprévus
- Bon relationnel, sens du service public
Goût pour le travail en équipe et en - transversalité
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (usagers, entreprises, agents, élus, partenaires internationaux)
- Courtoisie, discrétion, diplomatie
- Esprit d’équipe, fiabilité et ponctualité
- Capacité d’adaptation à des publics variés (startups, chercheurs, institutionnels, prestataires…)

Notre offre